اگر به بررسی روند کاری یک مامور خرید نگاه بیندازید، حرکتی پرتکرار از انتخاب، خرید و تحویل محصولات را شاهد هستید. اما این حرکت، نمای بیرونی فعالیت‌های این فرد است.
درحالی که چالش‌های فراوانی را برای موفقیت خود از سر می‌گذراند. چالش‌هایی که از آغازین لحظه کار برای او پدید می‌آید و تا واپسین لحظات و گاهی بعد از اتمام کار همراه او است. در ادامه به بررسی این چالش‌ها پرداخته و تا حد ممکن، چگونگی رهایی از آن‌ها را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
توصیه می کنیم مقاله { درباره‌ی ویژگی های کلیدی یک مامور خرید موفق چه می دانید؟ } را مطالعه فرمائید.
مامور خرید، سربازی در صفحه شطرنج
بدون‌شک، مامور خرید یک مجموعه، سازمان یا هر برند، پیشانی عملیاتی کار زنجیره تامین است. این فرد به عنوان سرباز پیاده نظام هر مجموعه، مسئولیت ایجاد ارتباط بین مجموعه خود و تامین کننده را بر عهده دارد.
انتخاب تامین کننده مناسب با توجه به نیازهای هر مجموعه، اصلی‌ترین وظیفه این فرد است. این انتخاب می‌تواند براساس روش‌های گوناگون صورت بگیرد. اما پیش از انتخاب نهایی، شناخت واحد مناسب برای تامین محصولات در اولویت است.
فردی مسئول در قبال خرید محصولات برای مجموعه خود، باید به تمامی روش‌های موجود در شناخت تامین کننده مناسب تسلط داشته باشد. این اولین قسمت از ساخت یک شبکه تامین مناسب است.
استفاده از اینترنت، کتاب‌های اطلاعاتی موجود در کشور، حضور در نمایشگاه‌ها و شناخت تامین کنندگان از نزدیک به همراه دریافت کاتالوگ‌های مرتبط با خواسته‌های مجموعه یا آمادگی مناسب برای دریافت تبلیغات از سوی تامین کنندگانی که در راستای معرفی خود تلاش می‌کنند، می‌تواند راه‌های مناسبی برای شناخت اولیه باشد.
ارزیابی مناسب و استاندارد تامین کننده
پس از شناخت تامین کننده مناسب برای هر کدام از موارد مورد نیاز از سوی مامور خرید، ماموریت دوم آغاز می‌شود. در این مرحله از کار، باید توجه را به سوی نیاز مجموعه جلب نمود.
درنهایت انتخاب و خرید انجام شده، با توجه به نیازمندی ها صورت می‌گیرد. بهتر است جدولی براساس قابلیت‌های درخواستی از محصول خریداری شده و جدولی از توانمندی‌های تامین کننده تهیه شود. در هر کدام از جداول تهیه شده، با توجه به گستره تفاوت‌های موجود، امتیازاتی را برای هر آیتم قرار دهید.
به‌عنوان مثال در تهیه یک هدیه تبلیغاتی مانند پاوربانک، مواردی مانند، کیفیت بدنه محصول، توان، گارانتی، درگاه‌های موجود و… را در یک جدول قرار می‌دهید. حال با توجه به قابلیت هر محصول امتیازدهی صورت می‌گیرد.
برای تهیه جدول مناسب تامین کننده نیز می‌توانید مواردی مانند، قیمت، فاصله، سرعت تامین و تحویل و… را نوشته و امتیازدهی نمایید.
میانگین امتیاز هر محصول و امتیاز تامین کننده، بهترین نتیجه را برای مامور خرید پدید می‌آورد. با اطمینان می‌توان گفت، شناخت مناسب و حرفه‌ای و انتخاب استاندارد محصول و تامین کننده برای خرید، کاری است که فضای مناسبی را جهت گزارش‌دهی و پاسخ‌گویی نزد مدیران فراهم می‌کند.
گوناگونی فرآیند خرید سازمانی
در مطالب بالا اشاره مستقیمی به فرآیند تامین از سوی مامور خرید مجموعه‌ها داشته‌ایم. اما این مسیر حرکتی، یکی از سیستم‌های متداول در خرید است.
بسیاری از مجموعه‌ها مانند مثال بالا، تمامی مسئولیت شناخت، انتخاب و خرید را بر عهده یک فرد یا تیم قرار می‌دهند. در چنین سازمان‌هایی همان فرد یا تیم، مسئولیت پاسخ‌گویی را برعهده خواهد داشت.
در موارد دیگر، شاهد نظارت مستقیم مدیران بالادستی در این مسیر خواهید بود که تمامی مراحل پس از تایید این مدیران وارد فاز جدید می‌شود. در چنین مجموعه‌هایی، مسئولیت نیروهای پایین دستی برای پاسخ‌گویی کمتر بوده؛ اما میزان دانش و تسلط ایشان برکار باید مانند موارد دیگر باشد.
یکی از نکات بسیار مهم در فرآیند خرید سازمانی که باید از سوی تمامی این مجموعه‌ها مورد نظر باشد، انجام بررسی فرآیندهای خرید گذشته است. این بررسی و مقایسه آن با اطلاعات به روز شده، موجب پیدایش اطلاعاتی دقیق و توانایی پیش‌بینی رفتار تامین کننده می‌شود.
پس یکی دیگر از وظایف مامور خرید برای داشتن یک شبکه تامین مناسب، دریافت بازخوردهای خریدهای قبلی است تا مشکلات یا نقص‌های احتمالی گذشته در فرآیندهای پیش رو تکرار نشود.
دارا بودن چند تامین کننده برای محصولی خاص، گزینه‌ای است که به هوشمندی این افراد بازمی‌گردد. امکان تهیه یک محصول از چندین فرد یا شرکت، قابلیت چانه‌زنی و توانمندی مامور خرید را بسیار بالا می‌برد.
فاجعه‌ای که باید مهار شود
شاید تیتر این پاراگراف تفکرات زیادی را در ذهن شما ایجاد کرده باشد. مانند قطع زنجیره تامین در یک موقعیت خاص یا عدم دریافت محصول مناسب و باکیفیت و بسیاری موارد دیگر که نیاز به تکرارشان نیست. اما بزرگ‌ترین ماجرا برای مسئولیت شغلی و اجتماعی یک مامور خرید، چگونگی رفتار او با موضوعی نازیبا به‌نام دریافت رشوه یا هدیه است.
اگر فردی تمامی موارد بالا را به درستی و براساس بالاترین استانداردهای موجود رعایت نماید؛ ولی توان مبارزه با وسوسه دریافت مبلغ یا محصولی از سوی تامین کننده را نداشته باشد، کل حرکت از مسیر اصلی خود خارج می‌شود.
رشوه و هدیه در کلام دو معنای متفاوت دارند، درصورتی که بسیاری از مواقع برای یک هدف استفاده می‌شوند. حال به بررسی این واژه و چگونگی برخورد با این موارد می‌پردازیم. به احتمال زیاد همه در برابر واژه رشوه، تفکری مشابه را دنبال می‌کنند.
یکی از قابلیت‌های مهم فردی و اجتماعی مامور خرید، مقابله محکم در برابر چنین پیشنهاداتی است. حتی درصورتی که این مورد از سوی تامین کننده قابل اعتماد مجموعه اعلام گردد؛ بهترین کار قطع ارتباط با آن تامین کننده بوده و اعلام علل قطع همکاری به مدیران بالادستی است.
اگر بخواهیم دریافت هدیه را مورد بررسی قرار دهیم، باید آن‌را به دو گزینه جدا از هم تقسیم نماییم. در مورد اول، شباهت بسیاری با موضوع رشوه دارد و فقط نام دیگری برای آن اعلام می‌گردد. پس این مورد هم رفتاری مانند گذشته را خواهان است. موارد بالا چه از نظر عرفی و چه از نظر شرعی، اتفاقات ناخوشایندی هستند که مورد پسند نیست.
اما مراکز تامین بسیاری وجود دارند که به پاس تعاملات مالی مثبت خود با یک مجموعه یا فردی که به‌عنوان مامور با ایشان در ارتباط است، هدایایی را اهدا، می‌کنند.
در چنین ساختاری باز هم شخصیت حرفه‌ای طلب می‌کند که مامور خرید، این موضوع را به‌صورت کامل با مدیران خود مطرح نماید. درصورتی که چنین رفتاری از سوی مدیران مجموعه مورد قبول بود، هدیه مورد نظر را دریافت نماید.
گاهی فقط عدم اعلام چنین مواردی، می‌تواند اعتماد میان مجموعه و مامور خرید را برای همیشه از بین ببرد. چنین می‌شود که بر اثر یک فراموشی کوچک، فاجعه‌ای بزرگ برای آن فرد رقم می‌خورد.
مامور خرید، نیرویی خوب، از واحد مالی
این‌که مامور خرید یکی از نیروهای واحد مالی است، شاید کلام درستی نباشد؛ اما این افراد به‌صورت مستقیم با این واحد در ارتباط هستند. در فرآیند تامین محصول یا مواد اولیه، خرید انجام می‌شود. در زمان خرید، سندی از سوی فروشنده که همان تامین کننده است برای خریدار صادر می‌گردد. این سند را با نام فاکتور خرید می‌شناسیم.
فاکتور از آن مواردی است که باید از سوی مامور خرید به واحد مالی شرکت ارائه شود. این سند کاغذی ارزشمند، حاوی اطلاعاتی است که بسیاری از فرآیندهای رخ داده در آن ثبت می‌شود. به‌طور کلی فاکتور باید شامل موارد زیر باشد که در بالاترین سطح اعتباری قرار داشته باشد.
- دارا بودن تاریخ که در قسمت بالای آن درج می‌شود. در فاکتورهای پرینت شده و مراکزی با فروش بالا، ساعت نیز ثبت می‌گردد
- شماره سریال فاکتور که در بالای صفحه باید درج شده باشد. این شماره باید به‌صورت چاپی بوده و در فاکتورهای پرینتی هم، پیش‌بینی شده است
- مشخصات کامل فروشنده و خریدار که می‌تواند شامل نام کامل فرد حقیقی یا حقوقی باشد. همچنین درج کد اقتصادی به همراه آدرس کامل و شماره تماس از دیگر موارد مشخصات به‌شمار میرود.
- ثبت کامل قیمت محصول خریداری شده که باید قیمت واحد و کل را دربر بگیرد. همچنین میزان تخفیف به همراه درصد آن و میزان مالیات بر ارزش افزوده و عوارض باید ثبت شود. در پایان باید جمع مبلغ پرداختی خریدار ثبت گردد تا عدد نهایی مشخص باشد
- چگونگی پرداخت از دیگر گزینه‌هایی است که باید به آن دقت نمود. بنابراین پرداخت نقدی و غیرنقدی باید مشخص شود
- در انتهای فاکتور باید مهر و امضای خریدار و فروشنده به‌صورت مشخص ثبت شود
توصیه می کنیم مقاله { هدایای تبلیغاتی مناسب شب عید فرمایید } را مطالعه فرمائید.
سربازی که وزارت می‌کند
اگر مامور خرید یک مجموعه، تمامی موارد ذکر شده را کاملا رعایت کند. می‌تواند نقش وزیری قابل را برای مجموعه خود ایفا نماید. مانند صفحه شطرنج که سرباز در پایان راه به وزارت می‌رسد، در دنیای واقعی هم چنین اتفاقی می‌افتد. تمامی شرکت‌ها، خواستار داشتن افرادی این‌چنین هستند تا فرآیند تامین برایشان به بهترین شکل انجام گیرد.
صدراگیفت با داشتن تیمی حرفه‌ای در شبکه تامین و ماموران خرید متعهد، توانسته مجموعه‌ای پویا را برای خدمات به مشتریانش ایجاد نماید.
