کانون تبلیغاتی, نمایشگاه بین المللی

چگونگی برگزاری یک ایونت موفق

برگزاری ایونت
زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

در دنیای رقابتی و بازار فروش امروزی، هر کسب و کاری می‌بایست از تمام فرصت‌‌های موجود جهت کسب اعتماد مشتریان و ایجاد حسن نیت جهت جذب مخاطبان جدید استفاده کنند. ایونت‌ها، یا به عبارتی رویداد‌ها، فرصتی منحصربه‌فرد جهت تعامل با برندها و هم‌افزایی با سایر کسب و کارها فراهم می‌کنند.
فرقی نمی‌کند که تدارک شام برای بهترین مشتریان باشد یا کنفرانسی برای مدیران و کارکنان، یا برگزاری مراسم و همایش در حیطه خاصی برای عموم؛ بلکه برپایی یک رویداد راهی بسیار مناسب برای جلب توجه مشتریان اعم از افراد قدیم و جدید، تحکیم ارتباط با آنان و مطرح کردن کسب و کار و برند مدنظر است. تاثیر یک رویداد به اهداف کسب و کار بستگی دارد و درصورتی‌که رویدادی با موفقیت همراه باشد، به‌یادماندنی است و تاثیر مثبتی در مخاطب و مشتریان به جا خواهد گذاشت.

برگزاری رویداد دارای اصول و نکاتی اولیه‌ای است که حتی درصورتی‌که در برگزاری یک رویداد از قبیل همایش، دوره آموزشی، سمینار و غیره تجربه داشته باشید، ممکن است در صورت عمل نکردن به این نکات، در اجرای آن با چالش‌هایی مواجه شوید. بنابراین، قصد داریم در اینجا به نکات و اصول برگزاری یک ایونت موفق بپردازیم؛ اما قبل از آن لازم است اطلاعاتی بیشتر در ارتباط با ایونت مارکتینگ ارائه دهیم.

توصیه می‌کنیم مقاله {روش های موثر جهت تبلیغات در نمایشگاه ها} را مطالعه بفرمایید.

ایونت مارکتینگ چیست؟

ایونت مارکتینگ یا بازاریابی رویداد، جهت ارائه محصول یا ارتقای آن، خدمات، سازمان و غیره جهت افزایش مشارکت با افراد برگزار می‌‌شود. براساس تحقیقات صورت‌گرفته در زمینه ایونت مارکتینگ، بسیاری از بازاریابان معتقدند که ایونت مارکتینگ موثرترین کانال بازاریابی برای دستیابی به اهداف کسب و کار است. انواع بسیاری از ایونت مارکتینگ وجود دارد که هرکدام از آن‌ها می‌توانند به اهداف مشخصی از بازاریابان پاسخ دهند.
ایونت مارکتینگ می‌‌تواند میزبانی از یک رویداد برای ساخت روابطی قدرتمندتر با مشتریان احتمالی و فعلی باشد. نوع دیگری از ایونت مارکتینگ بدین صورت است که شما در یک نمایشگاه شرکت کنید و در مورد محصولات یا سرویس‌های خود به مشتریان اطلاعات دهید. رویدادهای دیجیتال مانند وبینارها یا ورکشاپ‌هایی که به صورت زنده در اینترنت پخش می‌‌شوند نیز انواعی از ایونت مارکتینگ هستند.

تاثیر ایونت مارکتینگ بر کسب و کار

سه مورد از مهم‌ترین تاثیرات ایونت مارکتینگ بر کسب و کارها عبارت‌اند از:

برندسازی

اولین و مهم‌ترین علت برای شرکت کردن کسب و کارها در یک رویداد و همایش، برندسازی و شناخته شدن‌ بیشتر نام تجاری‌ آن‌هاست. با شرکت در همایش‌ها، کسب و کارها بیشتر شناخته می‌شوند و برند را در بهبود و رشد هویت یاری می‌رسانند.

تولید مشتری

از دیگر دلایل مهم کسب و کارها جهت شرکت در رویدادها، تولید مشتری جدید است. ارتباط برقرار کردن با افراد جدید در رخدادها و شبکه‌سازی از مهم‌ترین علل حضور کسب و کارها در چنین فضاهایی است.

آموزش

آموزش و یادگیری سومین علت مهم افراد و کسب و کارها برای شرکت در همایش‌هاست.

توصیه می‌کنیم مقاله {نمایشگاه ها چه مزیت هایی برای کسب و کارها دارند؟} را مطالعه بفرمایید.

 

ایونت مارکتینگ

اصول برگزاری یک رویداد موفق

مشخص کردن اهداف

یکی از مهم‌ترین اصول برگزاری یک رخداد، مشخص کردن اهداف کسب و کار مورد نظر از برگزاری رویداد است. برای مثال، ممکن است هدف از برگزاری یک رویداد، افزایش آگاهی مردم و مخاطبین از برند شما، به دست آوردن لیستی از اطلاعات تماس مشتریان احتمالی برای کمپینهای آینده‌ بازاریابی یا فروش محصولات و خدمات تعیین‌شده باشد.
درهرصورت، لازم است از ابتدای کار اهداف‌‌تان را مشخص کنید و نوع رویداد و فرایند برنامه‌‌ریزی و برگزاری آن را متناسب با اهداف مشخص‌شده تنظیم کنید. دانستن هدف به شما کمک می‌کند تا در صورتی که در طی برنامه‌ریزی و اجرای رویداد به دوراهی و مشکلی برخورد کردید، با توجه به هدف پیش رو تصمیمات درستی اتخاذ کنید.

حوزه فعالیت رویداد

در این مرحله، لازم است در مورد حوزه فعالیت رویداد تصمیم‌گیری شود. رویداد مد نظر با چه فعالیت‌هایی برگزار خواهد شد؟ سرگرمی‌های درنظرگرفته‌شده برای رویداد یا سخنرانی‌ها در چه حیطه‌ای و توسط چه اشخاصی انجام خواهد گرفت؟ بدین منظور، می‌توانید متناسب با تجربیات قبلی خود مقیاس این رویداد را طراحی کنید. اما درصورتی‌که برای بار اول به برگزاری رویدادی فکر می‌کنید، می‌توانید در مکان و در مقیاسی کوچک‌تر با تعداد مخاطبان کمتر رویداد فوق را برگزار کنید تا از موفق بودن و تاثیرگذار بودن آن اطمینان حاصل کنید.

استفاده از پلتفرم‌های اطلاع‌رسانی جهت دعوت مخاطبان

بعد از مشخص شدن اهداف و حوزه فعالیت رویداد، می‌توان از نوع مخاطبان این رویداد آگاه شد و متناسب با آن افراد مورد نیاز را جهت شرکت در ایونت دعوت کرد. جهت اطلاع‌رسانی و ثبت نام افراد می‌توان از پلتفرم‌های اطلاع‌رسانی آنلاین استفاده کرد. با استفاده از این گونه پلتفرم‌ها امکان سنجش تعداد شرکت‌کنندگان و گردآوری مشخصات اولیه آن‌ها وجود دارد.

زمان‌بندی درست

برای به حداکثر رساندن بازدهی رخداد و استفاده جامع و کامل مخاطبان از لحظه به لحظه رویداد لازم است زمان‌بندی دقیقی برای رویداد خود داشته باشید. بدین صورت که برای هر بخش از رویداد زمان لازم را پیش‌بینی و برنامه‌ریزی کنید تا تداخلی در برنامه‌های مختلف رویداد صورت نگیرد. همچنین، لازم است زمان‌هایی برای استراحت مخاطبان، پذیرایی و شبکه‌سازی افراد در نظر گرفته شود.
در زمان و روز برگزاری رویداد نیز می‌بایست دقت عمل بالایی صورت گیرد تا برای مثال مابین تعطیلی‌هایی که اکثر افراد به مسافرت می‌روند رویداد مورد نظر انجام نگیرد. بدین منظور، حتما تاریخ‌‌های مهم مانند تعطیلات و مناسبت‌های سالانه را در نظر داشته باشید تا در تنظیم زمان رویداد دچار مشکل نشوید.
برای برخورداری از زمان‌بندی درست، لازم است فرایند برنامه‌ریزی را زودتر آغاز کنید و برای بازاریابی و اطلاع‌رسانی همایش زمان زیادی را اختصاص دهید.

گردآوری تیم اجرایی‌ حرفه‌ای

فرقی نمی‌کند که به‌عنوان شخصی حقیقی یا حقوقی قصد اجرای همایش را دارید؛ بلکه لازم است در کنار خود از یک تیم اجرایی برخوردار باشید تا هریک از افراد بتوانند مسئولیت‌های مربوطه را به عهده بگیرند. همچنین، این تیم نیاز به یک نفر مسئول و رهبر اصلی دارد تا بتواند تمام مسائل کلی و جزئی را مدیریت کند و دیگران نیزاو را در این امر یاری کنند.

پیش‌بینی کنید

قبل از اجرای رویداد، تمام اعضای اجرایی می‌بایست دور هم جمع شوند و قدم به قدم مراسم را بررسی کنند. در این زمان، لازم است همه‌چیز به‌خوبی برای دیگران تصویرسازی شود تا تصویر ملموس و دقیقی از وظایف خود داشته باشند و تداخلی در وظایف یکدیگر به وجود نیاورند. همچنین، در این بخش می‌توان تخمین زد که به چه تعداد نیروی انسانی و اجرایی در بخشهای مختلف این همایش نیاز است.

تنظیم بودجه

پس از بررسی دقیق جوانب برپایی همایش مورد نظر، می‌توان متوجه مخارج آشکار و پنهان آن شد. در این بخش است که اگر نیاز به مخارج بیشتری داشته باشید که از عهده شما خارج است، می‌توانید به تامین آن از سایر منابع نیز فکر کنید. بسته به نوع ایونت، تامین یک اسپانسر، بلیت‌فروشی یا همکاری با یک شرکت مکمل می‌تواند ایده خوبی برای تامین هزینه‌‌های شما باشد.

تهیه یک نقشه کسب و کار

بسته به نوع رویداد و همایش پیش رو و اهدافی که از برگزاری آن در ذهن دارید، می‌توان نقشه ای کسب و کار ایجاد کرد. طرح کسب و کار شما می‌‌تواند شامل ارسال ایمیل، نامه، ثبت‌نام درون فروشگاه یا استفاده از رسانه‌های مختلف و روزنامه‌ها باشد.

خبررسانی به رسانه‌های مختلف

استفاده از رسانه‌های محلی برای اطلاع‌رسانی به مخاطبان بسیار ضروری است. توجه گزارشگران رسانه‌‌های اینترنتی و سنتی را به رویداد مورد نظر جلب کنید تا گزارشی مبنی بر ایونت تهیه کنند. همچنین، در صورتی که رسما آن‌ها را دعوت کنید، می‌توانند مراسم و ایونت شما را به طور کامل پوشش دهند. عمومی کردن جزئیات رویداد می‌‌تواند به تبلیغ دهان به دهان کسب و کار شما منجر شود و باعث افزایش برندینگ کسب و کار شما شود.
همچنین، می‌توانید از شبکه‌های اجتماعی برای شناسایی مخاطب هدف خود استفاده کنید و به آن‌ها در ارتباط با همایش خود اطلاعات دهید. همچنین، می‌توانید پس از اجرای مراسم، اطلاعات و تصاویر مربوط به آن را در شبکه‌‌های اجتماعی مختلف به اشتراک بگذارید. با این روش، مخاطبان جدیدی برای همایش‌های بعدی پیدا خواهید کرد. بنابراین، لازم است از انرژی و اثر بالای شبکه‌های اجتماعی غافل نباشید.

بازاریابی کنید

برای بازاریابی در همایش‌ها و ایونت‌ها نیاز است تا از قبل برنامه‌ای برای آن در نظر داشته باشید. به طور مثال، استفاده از کارت ویزیت، بروشور، بن‌های تخفیف یا کارت هدیه، اشانتیون محصولات، مسابقه یا هر روش دیگری که به جذب مخاطب کمک کند بسیار موثر و مفید است.
به یاد داشته باشید که اطلاعاتی از شرکت کنندگان گردآوری کنید. این اطلاعات، بعدها و در همایش‌های بعدی به کارتان خواهد آمد. بدین منظور کافی است از مشتریان بخواهید آدرس ایمیلشان را در یک فرم یا روی برگه‌های دریافت بن تخفیف بنویسند یا اینکه کارت ویزیت خود را نزد شما بسپارند.

پیگیر باشید

توجه داشته باشید که با پایان رویداد، کار شما به اتمام نرسیده است. در حقیقت، بعد از اتمام مراسم کار اصلی شما شروع می‌شود. تشکر از تمامی مشتریانی که به رویداد آمده‌اند از طریق ایمیل یا روش‌های دیگر بازاریابی اولین قدم در این راه است. سپس، می‌توانید با نظرسنجی از آنان از کیفیت کلی کار خود باخبر شوید. همچنین، می‌توانید با ارسال دعوتنامه یا کد تخفیف آنان را از رویدادهای بعدی مطلع سازید. درواقع، بعد از پایان همایش لازم است پیگیری‌های لازم از مشتریان را به عمل آورید تا حس اعتماد آنان به شما افزایش یابد و نه‌تنها در رویدادهای بعدی شما را همراهی کنند؛ بلکه با بازاریابی دهان به دهان، افراد دیگری را نیز به سمت شما سوق دهند.

نتیجه‌گیری

برگزاری رویداد، راهی هوشمندانه‌ جهت جذب مشتریان جدید و قدردانی از مشتریان قبلی است. حتی فکر کردن به برپایی یک مراسم نیز می‌‌تواند باعث استرس و اضطراب در افراد شود. بنابراین، لازم است به نکات ذک شده در بالا برای برگزاری رویداد و همایش توجه کنید تا درنهایت بتوان همایشی خوب و موفق برگزار کرد.
به یاد داشته باشید که در روز مراسم از قبل آماده باشید و احتمال روی دادن اتفاقات غیرمنتظره را نیز در ذهن داشته باشید تا در صورت مواجه شدن با چنین شرایطی بتوانید با صبوری و دقت عمل رفتار کنید و پیشامد به‌وجودآمده را حل و فصل کنید.
هرچه میزان برنامه‌ریزی واقع‌بینانه شما بیشتر باشد، احتمال برگزاری یک رویداد موفق و تاثیرگذار نیز بیشتر می‌شود. مشخص کردن اهداف، اولویت‌‌بندی میان کارها، تنظیم زمان، تنظیم نقشه‌ بازاریابی، مشخص کردن اعضای تیم و وظایف از جمله عوامل مهم در برگزاری یک رویداد و همایش موفق و به دور از استرس است.

Back to list

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *