مامور خرید حرفه ای

استعلام گیری؛ شروع مشکلات مامور خرید

استعلام گیری
زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

شرکت‌ها و مجموعه‌هایی که تداوم کاری و حضورشان وابسته به خرید مواد اولیه و محصولات است، نیازمند تیم یا فردی با عنوان کاری مامور خرید هستند.

این افراد یا تیم را می‌توان از پرمشغله‌ترین گروه‌های هر مجموعه دانست. بررسی درخواست‌های موجود از سوی شرکت، جستجو و یافتن تامین کنندگان خوب، شناخت کافی از محصولات خریداری شده، یافتن بهترین قیمت با برترین کیفیت، خرید و انجام کارهای اداری، تحویل محصولات خریداری شده به شرکت، فقط عناوین کاری این افراد به‌شمار می‌رود.

در واقع هر کدام از این عنوان‌ها، مجموعه‌ای از کار و تلاش را طلب می‌کند تا مامور خرید بتواند به بهترین نتیجه برسد. در این میان یکی از تخصصی‌ترین کارها، تهیه استعلام از تامین کنندگان است. این کار به‌دلایل بسیاری می‌تواند، خرید و تامین محصولات را از مسیر اصلی خارج کند.

 نمی‌دانم با حضور در چه عنوانی شغلی‌‌ای، خواننده این مقاله هستید؛ اما اگر مدیر مجموعه‌ای هستید یا مدیر واحد تامین یا مامور خریدی پرتلاش، این متن را تا پایان بخوانید. بدون شک آگاهی و دانستن این مطالب، کمکی بزرگ در شناخت یکی از چالش‎‌های بزرگ کار ماموران خرید می‌کند.

گرفتن استعلام و چالش‌های موجود

یکی از مراحل کاری هر مامور خرید، گرفتن استعلام است. این مرحله پس از شناخت تامین کننده هر کالا آغاز می‌شود. به این‌گونه که مامور خرید با مراجعه به لیست تامین کنندگان خود و توجه به محصول مورد نیاز شرکت، درخواست استعلام قیمت و موجودی محصول می‌کند.

در همین مرحله، مشکلاتی اساسی برای فرد پدید می‌آید. در بهترین حالت، تامین کننده محترم پاسخ استعلام را به بهترین شکل ممکن داده و مسئله‌ای ایجاد نمی‌شود. اما حداقل به چهار علت، پاسخ استعلام می‌تواند ناصحیح باشد.

  1. در صورتی که تامین کننده برای برتری در میان رقبای خود، قیمتی پایین‌تر و کذب را ارائه دهد. در این حالت با توجه به دانش مامور خرید نسبت به آن محصول و قیمت استاندارد آن، باید بررسی‌های بیشتری صورت بگیرد. حتی می‌توان درخواست بازدید از محصول را ارائه داد تا از تطابق کیفی محصول مورد نظر با قیمت آن اطمینان پیدا کرد.
  2. در حالت دوم، قیمت ارائه شده با محصول مطابقت دارد؛ اما همچنان بسیار پایین‌تر از میزان قیمت دیگر تامین کنندگان است. در چنین حالتی چند نکته باید بررسی شود. در محصولاتی که دارای تاریخ انقضا هستند، توجه به زمان ماندگاری، دارای اهمیت بسیاری می‌شود. احتمال نزدیکی پایان این تاریخ، می‌تواند یکی از دلایل باشد. یکی دیگر از نکات اساسی، مربوط به محصولاتی می‌شود که تابع شرایط طراحی روز هستند. بسیار اتفاق افتاده که محصولاتی با یک کارایی؛ اما طراحی متفاوت، قیمتی بسیار بالاتر یا پایین‌تر دارند. نکته دیگری که اهمیت پیدا می‌کند، کیفیت پایین است. توجه به محصولاتی که دارای کد خاص یا تولیدکنندگان بسیاری (به خصوص مواد اولیه) هستند، می‌تواند تغییرات قیمتی بسیاری را پدیدار کند. برای مقابله با این اتفاقات، درخواست اطلاعات دقیق محصول، با توجه به نیاز شرکت، تاریخ تولید و انقضا، تولید کننده به‌صورت دقیق و در موارد خاص بازدید از محصول مورد نظر پیشنهاد می‌شود.
  3. یکی از وظایف و توانایی‌های مامور خرید برای کنترل مناسب در زمان استعلام‌گیری، داشتن تسلط کامل بر روند تغییرات قیمت در بازار است. در دنیای امروز که با توجه به هر تغییر کوچک، شاهد برهم خوردن تعادل قیمت در بازار هستیم، ماموران خرید باید از کوچک‌ترین تغییرات موجود آگاه باشند تا با توجه به استعلام گرفته شده، کارهای مقایسه‌ای را به خوبی انجام دهند. افزایش یا کاهش قیمت، مواردی هستند که به‌طور مستقیم بر خرید تاثیر می‎‌گذارند. درنتیجه از مامور خرید انتظار می‌رود با توجه به تغییرات جاری و استعلام‌های گرفته شده از تامین کنندگان، گاهی به کار خود سرعت داده و گاهی با کند کردن روند خرید، بهترین انتخاب را انجام دهد.
  4. از مشکلات دیگری که مامور خرید در استعلام‌گیری با آن روبه‌رو می‌شود، گذر زمان است. توجه همیشگی به زمان دریافت استعلام و زمان درخواست شما می‌تواند تا حدود زیادی مانع بروز این‌گونه مشکلات باشد.

به‌طور کلی با بررسی این عوامل، متوجه می‌شویم که مامور خرید، به شکل پرتکراری باید برای اطمینان از استعلام‌های گرفته شده در حال بررسی باشد تا بهترین نتیجه را پدید آورد.

پیشنهاد می کنیم مقاله چگونه به عنوان یک مامور خرید با تامین کننده ارتباط بگیریم را مطالعه فرمایید

استعلام‌های بسیار و چگونگی بررسی آن‌ها

همان‌طور که می‌دانیم، اگر مامور خرید بخواهد بهترین نتیجه را از استعلام‌گیری خود به دست بیاورد، حجم استعلام‌ها بسیار زیاد شده و شاید تاثیر منفی بر نتیجه کار او بگذارد. برای رهایی از این چالش و بهبود شرایط پیشنهادهایی را ارائه می‌دهیم.

برای آن‌که بتوان حالت مقایسه‌ای را در این کار پدید آورد، بهترین کار تهیه جدولی است که دارای ستون قیمت و کیفیت باشد. در قسمت قیمت، ثبت عدد تمام شده برای شرکت بهترین شیوه است.

این عدد که شامل تمامی موارد مالیاتی و عوارضی، همچنین هزینه حمل و نقل و تخفیف است، عدد نهایی را برای شما نمایش می‌دهد. در قسمت کیفیت، عددی را به‌عنوان امتیاز کیفی محصول مورد نظر ثبت کنید.

درج این امتیاز، کاری است که از عهده هر فردی بر نمی‌آید. مامور خرید برای آن‌که بتواند امتیازی درست و استاندارد برای محصول ثبت کند، باید شناخت کامل نسبت به محصول مورد نظر داشته باشد.

این شناخت می‌تواند از دانسته‌های گذشته افراد باشد یا با توجه به درخواست خرید موجود، نسبت به آن محصول کسب شده باشد. درصورتی که درباره محصولی اطلاعات صحیح و کامل در دست ندارید، شک نکنید که پیش از هر کاری باید بر دانش خود درباره آن مورد خاص بیافزایید.

برای مثال، تصور کنید می‌خواهید برای خرید لیوان تبلیغاتی استعلام بگیرید. شناخت لیوان در اندازه، جنس، طرح و… کاری است که مامور خرید باید آن را بداند. توجه داشته باشید که مهم نیست چه محصولی را برای چه کاری خریداری می‌کنید، شما باید آن را به خوبی بشناسید.

حال که اطلاعات را به‌صورت عددی در اختیار دارید، باید مقایسه صحیحی درباره آن‌ها انجام دهید تا بهترین گزینه را انتخاب کنید. البته ماموران خریدی که برای تامین کنندگان خود جداولی را طراحی کرده‌اند، می‌توانند ستونی را به امتیاز تامین کننده اختصاص داده و همچنین با بررسی چگونگی عمل‌کرد این افراد در خریدهای گذشته، نکات مثبت و منفی را برای مقایسه بهتر یادداشت کنید. بی‌تردید برآیند چنین جداولی، بهترین انتخاب را برای افراد پدید می‌آورد.

جعبه پذیرایی

موفقیت مامور خرید در تناسب قیمت و کیفیت محصولات

یکی از نکات بسیار ارزشمند دراستعلام‌گیری، امکان دانستن تناسب قیمت ارائه شده با کیفیت محصول است. این تشخیص به‌صورت اختصاصی باید از سوی مامور خرید انجام گیرد.

مطمئنا تمامی تامین کنندگان از تناسب کامل این دو مقوله صحبت می‌کنند یا گاهی کیفیت محصول‌شان را بیش از قیمت ارائه شده می‌دانند. اما مامور خرید حرفه‌ای به‌دلیل شناخت مناسب از محصول خریداری شده، می‌تواند تشخیص دهد که این تناسب در چه حدی است.

همان‌طور که اشاره کرده بودیم، در زمان معرفی محصولی جدید برای خرید، در صورتی که شناخت مناسبی درباره آن محصول ندارید، از هر روشی برای دریافت اطلاعات استفاده کنید.

حتی در مواردی که محصولات مورد نظر، به تشخیص کارشناس نیاز دارد، از درخواست کمک کوتاهی نکنید. یاری گرفتن از کارشناس در زمینه‌ای خاص، موجب افزایش اعتماد شما در خرید و اعتماد مجموعه به نیروی کاردان خود می‌شود.

پیشنهاد می کنیم مقاله مامور خرید و چالش های پیش رو را مطالعه فرمایید

وقتی کامل‌ترین شناخت را درباره محصول مورد نظرتان داشته باشید، امکان پیش‌بینی قیمت برای آن محصول را به دست می‌آورید. به زبان ساده به راحتی می‌توانید از قیمت ارائه شده، کیفیت متناسب با آن را حدس بزنید و همچنین از کیفیت موجود، دقیق‌ترین قیمت ممکن را پیش‌بینی کنید. اگر بخواهید ساعت تبلیغاتی گران‌قیمت بخرید، باید دانش کافی درباره آن داشته باشید.

از عوامل مهم دیگر در این تناسب، قابلیت پیش‌بینی بازار است. یکی از متداول‌ترین اتفاقات موجود در بازار و اقتصاد، تغییرات قیمت است. این تغییرات می‌تواند دلایل بسیاری داشته باشد.

در نظر بگیرید که محصولی را با توجه به قیمت و کیفیت آن برای مجموعه خود انتخاب کرده‌اید، حال اگر توانایی کافی در تحلیل و پیش‌بینی تحرکات اقتصادی را داشته باشید؛ می‌توانید بهترین زمان را برای استعلام‌گیری و پس از آن خرید خود انتخاب کنید. یکی از توانایی‌های لازم ماموران خرید چنین پیش‌بینی‌هایی در قبال افزایش و کاهش قیمت است.

اگر بخواهیم آخرین گزینه را بررسی کنیم، باید در نظر داشته باشیم که این مورد، پیوند ویژه با مطلب بالا دارد. در‌صورتی که مجموعه‌ای، اطلاعات کافی نسبت به مشتریان و نیازهای خود داشته باشد، تا حد زیادی می‌تواند درخواست‌های مشتریانش را با توجه به خریدهای پیشین پیش‌بینی کند.

همچنین مراکزی که با توجه به نیازهای همیشگی خود برای تامین مواد اولیه، خریدهای دوره‌‌ای انجام می‌دهند. آگاهی از زمان درخواست و تطبیق آن با پیش‌بینی‌های روند حرکتی قیمت‌ها از سوی تیم تامین یا مامور خرید حرفه‌ای، نتیجه‌ای به‌جز خرید مواد اولیه یا محصولات با کیفیت در کنار قیمت مناسب نخواهد داشت.

چالش‌های ماموران خرید یا تیم تامین در هرکدام از قسمت‌های کارشان بسیار است. این‌کار فقط با برنامه‌ریزی دقیق و داشتن دانش می‌تواند به شکل درست صورت پذیرد. برای رسیدن به این مهم، استفاده از افراد با دانش و ترکیب آن با تجربه و آموزش‌های تکمیلی موجب دریافت نتایج فوق‌العاده می‌شود.

تیم تامین صدراگیفت با تجربه درخشان و قابلیت‌هایی که در گذشته از خود به نمایش گذاشته است، می‌تواند بهترین همراه و یاور این مجموعه برای ارائه خدمات کامل به مشتریانش باشد.

هدایای تبلیغاتی

Back to list

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *