چگونه به تامین کننده کالا اعتماد کنیم؟

یک مامور خرید به عنوان مسئول تامین تجهیزات مورد نیاز و شکل گیری ارتباط میان سازمان و تامین کننده کالا، نقش بسیار مهمی دارد. اولین قدم برای تامین کالا، شناخت تامین کنندگان آن کالا و برقراری ارتباط اولیه با آنهاست تا مامور خرید بتواند در نهایت بر اساس پارامتر‌های مشخص، بهترین گزینه را انتخاب کند. اما به نظر شما همه تامین کنندگان قابل اعتماد هستند و می توانند به تعهدات خود طبق قرارداد عمل کنند؟

توصیه می کنیم مقاله{ 6 دلیل برای اینکه مامور خرید سبب پیشرفت مجموعه می شود؟ } را مطالعه فرمائید.

در این مقاله با روش هایی برای حصول اطمینان از متعهد بودن تامین کننده کالا آشنا می شوید تا سازمان شما به دلیل انتخاب نادرست متضرر نشود.

1. سابقه همکاری با سازمان و شرکت‌های سرشناس:

یک تامین کننده خوشنام به طور حتم سابقه درخشانی در همکاری با سازمان و شرکت‌های سرشناس دارد و به صورت واضح از سوابق خود در وب سایت یا معرفی‌نامه خود یاد می‌کند. به منظور حصول اطمینان از سابقه همکاری تامین کننده مورد نظر خود می توانید از چند سازمان طرف قرارداد آن مجموعه استعلام بگیرید.

2. سابقه درخشان در تامین کالا:

پس از اینکه سابقه همکاری با سازمان و شرکت‌ها را بررسی کردید، اکنون زمان آن فرا‌رسیده تا خوشنامی و تعهد به مفاد قرارداد توسط تامین کننده را از سوی سازمان‌های طرف قرارداد بررسی کنید. یک مامور خرید حرفه‌ای و با سابقه به دلیل وجود روابط متعدد، به سادگی قادر به دریافت اطلاعات گذشته از تامین کننده کالا در میان همکاران خود خواهد بود.

توصیه می کنیم مقاله { ۴ کلید موفقیت در شغل ماموریت خرید }را مطالعه فرمائید.

3. شرایط فروش منعطف:

یک تامین کننده حرفه‌ای و خوشنام به خوبی می‌داند که در شرایط فعلی باید مشتریان خود را حفظ کند. یکی از روش‌های حفظ مشتریان قدیمی و جذب مشتریان جدید، ارائه شرایط فروش به صورت تعاملی و منعطف است.

همه ما به خوبی می‌دانیم که یک تامین کننده اختیار زیادی روی شرایط فروش کالای خود دارد و در صورتی که خریدار از سازمان و شرکت‌های بزرگ باشد، به طور حتم تمام تلاش خود را برای رضایت‌مندی مشتری به‌کار می گیرد.

شرایط فروش منعطف می تواند شامل تسویه حساب طولانی‌تر نسبت به وضعیت عادی شود یا اینکه تسویه حساب در دوره‌های چند ماهه انجام گیرد.

باید به این نکته اشاره کرد که در وضعیت فعلی بازار داخلی، طبیعی است که یک تامین کننده، ریسک شرایط فروش را حتی با مشتریان سرشناس نپذیرد. اما نباید فراموش کرد که تجارت در سطح کلان به اعتبار افراد و سازمان‌ها وابستگی فراوانی دارد.

4. قبول سفارش به تعداد مورد نیاز مشتری:

سازمان‌ها و مشتریان بزرگ علاقه‌ای به ثبت سفارش در تعداد ناچیز و نرمال ندارند، از این رو سفارش آنها شامل اعداد و ارقام عظیمی می شود. تامین کنندگان نیز علاقه بسیاری به مشتریانی دارند که حجم سفارش متفاوتی را نسبت به سایرین ثبت می‌کنند، در نتیجه قبول سفارش به تعداد مورد نیاز شما، حرفه‌ای بودن تامین کننده را اثبات می‌کند.

در سال‌های گذشته، صاحبان کسب و کار‌های سنتی در چنین شرایطی در برابر ثبت سفارش به تعداد بالا مقاومت می‌کردند، اما شرایط بازار به گونه‌ای پیش رفته که آنها نیز مشتریان بزرگ را به مشتریان کوچک با حجم سفارش اندک ترجیح می‌دهند.

5. ساخت کالای سفارشی:

ماموران خرید سازمان‌های بزرگ وظیفه سنگینی برای مذاکره بر سر تامین کالا‌های مورد نیاز دارند. به این صورت که علاوه بر حجم سفارش عظیم، در برخی موارد به کالای سفارشی و اختصاصی نیاز دارند.

در نتیجه تامین کننده کالا باید آمادگی اعمال تغییر روی کالا‌های روتین و حتی در برخی مواقع اعمال تغییر روی خط تولید داشته باشد. تامین کننده سرشناس در یک صورت شرایط شما را قبول می کند که سفارش شما به کالا‌های روتین تا حدود زیادی نزدیک بوده و پس از تحویل آنها، شرایط تولید همان کالا و عرضه به بازار فراهم شود.

به این ترتیب اعمال تغییر، به تولید کالای بهینه سازی شده و جدید منجر می شود. در این مرحله نیاز‌سنجی بازار برای پذیرش محصول سفارشی اهمیت فراوانی دارد و تمامی پروسه‌های بیان شده در زمانی به نسبت طولانی به سرانجام می‌رسد. صبر و حوصله در روند مذاکرات از سوی تامین کننده، حرفه‌ای بودن آنها را به اثبات می رساند، البته تقاضای شما نیز باید حساب شده باشد.

6. ارائه نظرات مفید برای بهبود روند تولید و همکاری:

تولید‌کنندگان سر‌شناس از واحد تحقیق و توسعه (واحد R&D) بهره می‌برند، در نتیجه محصولات قابل ارائه توسط آنها پس از تحقیقات فراوان و حتی اعمال تغییرات متعدد روی نمونه کالای اولیه تولید می شوند.

در صورتی که درخواست شما برای تامین کالای سفارشی مورد تائید قرار گیرد، مراحل بسیاری برای به نتیجه رساندن طرح اولیه شما طی می شود و به طور حتم واحد تحقیق و توسعه نیز ارتباط عمیقی با شما برقرار می‌کند.

در نتیجه مذاکرات و ارتباطات شکل گرفته با واحد تحقیق و توسعه، نظرات مفیدی به منظور بهبود روند تولید و همکاری در اختیار شما قرار می دهد تا کالای سفارشی، بهترین عملکرد و راندمان را ارائه کند.

از سوی دیگر، امکان تولید انبوه آن کالا پس از تحویل سفارش مورد نیاز شما فراهم می‌شود که یک نکته مثبت برای تامین کننده به شمار می‌آید. همچنین شما به عنوان یک مامور خرید به صورت مستقیم در جریان مراحل پیش تولید و تولید یک محصول قرار می‌گیرید که تجربیات بسیار مفیدی، هم برای شما و هم سازمان مربوطه در‌بر دارد.

7. تحویل به موقع:

دو مورد بسیار مهم در شکل گیری و تداوم یک قرارداد همکاری، در وهله اول تحویل به موقع و در وهله دوم پرداخت در زمان مقرر است. در شرایط فعلی بازار، هر اتفاقی منجر به بر‌هم خوردن نظم در وضعیت تحویل یا تسویه حساب می شود، اما یک تامین کننده حرفه‌ای تمام تلاش خود را به کار می‌گیرد تا حسن نیت خود را به مشتری ثابت کند.

در نتیجه مشتری هم با احساس مسئولیت بالا، تلاش می‌کند تا نسبت به تعهدات خود در روند تسویه حساب پایبند بماند. شرایط تحویل کالا از مواردی به شمار می‌رود که تاکید فراوانی روی آن در قرارداد نهایی وجود دارد.

ظرفیت خط تولید و توان تولید کالای با کیفیت در تعداد بالا از جمله مواردی هستند که در روند تحویل به موقع، باید مورد توجه قرار گیرند. تحویل کالا در موعد مقرر باید با حفظ کیفیت تولید و بسته بندی (در صورت نیاز به این روند) صورت پذیرد، در نتیجه تامین کننده حرفه‌ای به طور حتم به این موارد اشاره می‌کند.

موضوع تحویل به موقع در شرایطی که ما فورس زمانی داریم و معمولا تصمیم گیری های خرید در دقایق پایانی یا به قول معروف دقیقه 90 گرفته می شود از اهمیت بیشتری برخوردار است، نظیر زمانی که قصد خرید هدایای تبلیغاتی برای شرکت را داریم که معمولا با کمبود وقت انجام می گیرد.

8. خدمات پس از فروش ویژه:

تا‌کنون در خصوص روند ثبت سفارش و تولید کالا صحبت کردیم، اما ارائه خدمات پس از فروش ویژه به مشتریان بزرگ از جمله خدمات مهم یک تامین کننده به شمار می‌آید.

این ویژگی به منظور حفظ مشتریان فعلی و جذب مشتریان جدید برای تامین کننده تاثیر بسزایی داشته و برای شما به عنوان مامور خرید نیز امتیازات مثبتی برای اثبات خود به سازمان را در‌پی دارد.

خدمات پس از فروش ویژه می تواند شامل زمان گارانتی بیشتر یا تحویل کالای جایگزین تا رفع مشکل شود. حتی برخی از تامین کنندگان، تعداد کالای مازاد به عنوان جایگزین در اختیار شما قرار می‌دهند تا حسن نیت خود را بیش از پیش اثبات کنند.

کاهش زمان بررسی کالا‌های معیوب به کمترین میزان نیز جزئی از خدمات فروش ویژه به شمار می‌آید که یک تامین کننده حرفه‌ای و معتمد ارائه می‌دهد.

9. تامین کننده واسط، ارتباط نزدیکی با تامین کننده اصلی دارد:

در برخی موارد شما با یک تامین کننده واسط در ارتباط هستید که میزان اختیارات و تاثیر آنها روی تامین کننده اصلی از اهمیت فراوانی برخوردار است. در صورتی که تامین کنندگان واسط و اصلی ارتباط خوبی با یکدیگر داشته باشند، امکان ثبت تغییرات مورد نظر و حتی تعامل روی قیمت و روش پرداخت در سریع‌ترین زمان ممکن وجود دارد.

در نتیجه نیازی به انتظار برای مکاتبه میان تامین کنندگان روی نیازمندی‌های مشتری نیست و روند ثبت قرارداد به سرعت انجام می‌شود. بسیاری از کارخانجات بزرگ به دلیل گستره وسیع سفارشات و حجم کاری زیاد، قادر به پاسخگویی در زمان مورد نظر نیستند، از این رو روند ثبت سفارش و برخی تغییرات مورد نیاز مشتری را به تامین کنندگان واسط مورد اعتماد واگذار می کنند.

10. ارسال نمونه کالا توسط تامین کننده واسط:

بسیاری از مامورین خرید امکان مراجعه حضوری به بازار و بررسی نمونه محصولات را ندارند، از این رو به صورت تلفنی، نمونه کالاهای مورد نظر خود را درخواست کرده تا پس از بررسی آنها، گزینه یا گزینه‌های نهایی را انتخاب کنند.

به این ترتیب در زمان و هزینه خود برای مراجعه حضوری صرفه جویی کرده و انتخاب محصولات را با حوصله و زمان بیشتری انجام می‌دهند. فقط یک تامین کننده واسط معتبر و با سابقه می‌تواند چنین امکانی را برای شما فراهم سازد.

نکته مهم دیگر در چنین شرایطی، امکان مقایسه نمونه کالا های جدید با نمونه های قدیمی یا محصولات سایر تامین کنندگان از نظر کیفیت ساخت و قیمت است تا بهترین گزینه را در نهایت انتخاب کنید.