شغل مامور خرید که در بسیاری از سازمان ها شاهد حضور آن هستیم، به سادگی سبب پیشرفت قابل توجه آن سازمان می شود، فقط کافیست که 6 نکته مهم در راستای پیشرفت مجموعه را بدانید.
این 6 دلیل یا بهتر است بگوئیم 6 راهکار مفید برای مامورین خرید یا دپارتمان خرید، مجموعه شما را از نظر مالی، به روز رسانی تکنولوژی و افزایش راندمان در مسیر پیشرفت شگفت انگیزی قرار خواهد داد.
مامور خرید یا بخش خرید و تامین کالای یک سازمان و اداره، وظیفه بسیار مهمی بر عهده دارد. سایر بخش ها بر اساس نیاز خود لیست کالاهای مورد نیاز را به مامور خرید ارائه می دهند و وی باید با دقت به بررسی نمونه های موجود در بازار از نظر کیفیت ساخت، قیمت، خدمات پس از فروش و همخوانی با خط مشی سازمان در خرید کالا بپردازد.
هر سازمان بودجه مشخصی برای بخش های مختلف خود لحاظ میکند و مامور خرید باید به بهترین شکل ممکن، پروسه استفاده از بودجه برای خرید کالاهای مختلف را مورد بررسی قرار دهد.
یافتن تامین کنندگان مختلف و بررسی شرایط فروش و نحوه تامین کالا (از نظر زمان و روش تحویل و مواردی از این قبیل) نیز از جمله وظایف مهم مامور خرید و به عبارتی دیگر، دپارتمان تامین کالای یک سازمان است.
یک مامور خرید یا دپارتمان تامین کالا، بنابر 6 دلیل می تواند سبب پیشرفت سازمان یا اداره شود که در ادامه به شرح هر کدام از این 6 دلیل می پردازیم.
1. خریداری کالا با کمترین قیمت موجود در بازار
استعلام قیمت از چند یا چندین منبع مختلف، وظیفه پر دردسر و زمان بری برای دپارتمان تامین کالا یا مامور خرید به شمار می رود، اما تلاش برای یافتن کالای مورد نظر با کمترین قیمت ممکن، به سادگی سبب صرفه جویی مالی در سازمان و اداره می شود.
هر چه ابعاد این مجموعه بزرگ تر باشد، میزان صرفه جویی در هزینه ها افزایش می یابد و با همان مبلغ باقی مانده می توان در راستای بهبود اوضاع قدم برداشت.
توصیه می کنیم مقاله { عملکرد ماموران خرید موفق در جهان } را مطالعه فرمائید.
اتصال و برقراری ارتباط با زنجیره تامین اصلی شرکت تولید کننده یا وارد کننده کالا سبب می شود تا دست واسطه ها از معامله حذف شود و به این ترتیب هزینه خرید کالاهای مورد نیاز به شدت کاهش می یابد. همان طور که پیش از این اشاره کردیم، سازمان ها و ادارات بزرگ، صرفه جویی بیشتری در هزینه های تامین تجربه می کنند.
از سوی دیگر یک مامور خرید وظیفه شناس و حرفه ای از شرکت تولید کننده یا وارد کننده، پشتیبانی قابل توجه از جمله مدت زمان گارانتی بیشتر، تعویض بی قید و شرط کالا در صورت خرابی و ارائه محصول جایگزین برای کالای معیوبی که در پروسه تعیین تکلیف بخش خدمات پس از فروش قرار دارد، دریافت می کند.
به طور حتم شرکتی که چنین تمهیداتی در اختیار خریدار قرار می دهد، اهداف بلندی برای همکاری طولانی مدت دارد و از این طریق می توان تامین کنندگان مناسب را برای خرید های آتی شناسایی کرد.
موضوع کمترین قیمت بازار زمانی پیچیده تر می شود که کالاهایی در حجم زیاد خرید می شود و از طرف دیگر پای آبروی سازمان نیز در میان است نظیر هدایای تبلیغاتی که قرار است به کارکنان یا مشتریان اهداء شود.
2. کاهش ریسک و اطمینان از امنیت تامین کالا
برخی از تولید کنندگان یا وارد کنندگان قادر به مدیریت حجم سفارش وسیع نیستند و به طور حتم چنین ضعفی را به صورت شفاف با شما در میان نمی گذارند. همه چیز تا امضای قرارداد به خوبی پیش می رود، اما پس از آن متوجه می شوید که تامین کننده قادر به فراهم ساختن کالاهای مورد نیاز نیست.
شناسایی تامین کننده معتبر و موجه توسط مامور خرید با تجربه و حرفه ای، کار چندان دشواری نیست و آنها به خوبی از عهده شناسایی آنها بر می آیند.
اما نکته اصلی اینجاست که بنابر شرایط ناپایدار در چرخه اقتصاد، احتمال پا پس کشیدن تامین کننده بسیار زیاد است. بدیهی است در چنین شرایطی با قراردادن مفادی در قرارداد، دریافت غرامت بابت عدم تامین یا تاخیر در تامین کالاهای مورد نیاز را لحاظ کنید.
این مشکل یکی از دلایلی است که ماموران خرید پس از اطمینان به یک تامین کننده، به آسانی با آن مجموعه قطع ارتباط نمیکنند، زیرا در آن صورت باید ریسک موارد ذکر شده را به جان بخرند.
3. مدیریت روابط
در بسیاری از موارد، یک شرکت تامین کننده علاقه ای به همکاری با شما ندارد و به نوعی سازمان شما را کوچکتر از مشتریان دیگر خود می بیند. به این ترتیب با اولویت بندی مشتریان درجه یک و سایرین، شما را از اولویت و چرخه پذیرش خارج می کند.
در صورتی که شرایط تامین کننده مورد نظر نسبت به سایرین بهتر است و شاید تامین کننده دومی وجود ندارد، باید با ایجاد رابطه قوی و نشان دادن علاقه شدید به همکاری، سازمان خود را در اولویت های سطح بالا قرار دهید.
توصیه می کنیم مقاله { چگونه به عنوان مامور خرید با تامین کنندگان ارتباط برقرار کنیم؟ } را مطالعه فرمائید.
به این ترتیب خیال شما از بابت زمان تولید و تحویل کالا با شرایط مناسب و همانند موارد درج شده در قرارداد، راحت می شود. شما برای این منظور نیاز به ابزار علاقمندی به بخش های مختلف یک مجموعه تامین کننده از جمله فروش، بازاریابی، لجستیک، بازرگانی و توزیع دارید.
اگر روابط خود را با مجموعه های ذکر شده شکل دهید و به تقویت آنها بپردازید، کارفرما به مامور خرید یا دپارتمان تامین کالای خود افتخار می کند.
4. بهبود کیفیت ساخت
بسیاری از ماموران خرید پیش از نهایی کردن قرارداد، تعدادی از کالاهای مورد نیاز را به منظور تست و بررسی مطالبه می کنند و تامین کننده نیز برای نشان دادن حسن نیت و البته اطمینان از کیفیت کالای خود در مقابل این اقدام مقاومت نمی کند.
در نتیجه مامور خرید پس از انجام تست های مورد نظر، نتیجه را به تامین کننده منتقل می کند. در برخی موارد می توانید با رایزنی و بهره گیری از اهرم فشار، تغییرات مد نظر را روی کالا اعمال کنید.
به این ترتیب کیفیت محصولی که به دست شما می رسد، به مراتب بالاتر از آن چیزی خواهد بود که در دسترس سایر سازمان ها قرار می گیرد. به طور معمول تامین کنندگان در صورت ثبت سفارش به تعداد وسیع یا امضای قرارداد همکاری طولانی مدت، امکان تغییر و بهینه سازی پروسه تولید را ارائه می دهند.
البته مامور خرید یا دپارتمان تامین کالا باید تسلط کافی روی کالای مورد نظر داشته باشند تا نقاط ضعف را به خوبی شناسایی و به تامین کننده منتقل کنند. در غیر این صورت امیدواری بابت افزایش کیفیت یا سفارشی سازی وجود نخواهد داشت.
5. پیگیری نوآوریها
به عنوان یک مامور خرید حرفه ای باید همواره در حال تحقیق و شناسایی نوآوریها در حوزه مرتبط با شغل خود باشید. به این شکل که در صورت ارائه یک فناوری جدید، سازمان خود را به کالاهای مدرن مجهز کنید.
با توجه به اینکه ماموران خرید یا دپارتمان تامین کالا همواره با شرکت های متعددی در ارتباط هستند و رقابت شدیدی میان تامین کنندگان وجود دارد، با شناخت و تسلط روی نوآوری و فناوریهای نوین قادر به انتخاب مدرنترین کالای موجود در بازار خواهید بود.
در نتیجه سازمان شما همگام با فناوریهای نوین در حال رشد و توسعه است و به این ترتیب با شرایط آسانتری موفق به دریافت استانداردهای داخلی و بین المللی برای بخشهای مختلف سازمان می شوید.
به خصوص اگر نوآوری ارائه شده سبب کاهش مصرف انرژی یا کاهش هزینه های جاری شود، آن وقت شما قهرمان سازمان در توسعه هدفمند خواهید بود.
برخی از سازمان ها در سال های اخیر اقدام به راه اندازی بخش تحقیق و توسعه (R&D) کردند تا با دقت بیشتری به پیگیری نوآوری ها و تست کالاهای مدرن بپردازند. در نتیجه انتخاب بهتری توسط سازمان انجام می شود و کالای خریداری شده، بالاترین راندمان را ارائه می دهد.
6. قدرت نفوذ تکنولوژی
پس از تشکیل واحد تحقیق و توسعه، اکنون زمان تست و بررسی کالاهای مورد نیاز فرا رسیده است. اما واحد تحقیق و توسعه در صورتی می تواند کالای مورد نیاز را به درستی بررسی کند که ویژگی شماره 5 را داشته باشد. یعنی از فناوری های نوین مطلع بوده و تامین کننده مورد اطمینان خود را از نوآوری ها مطلع سازد.
چنین رویه ای سبب می شود تا با استفاده از قدرت نفوذ تکنولوژی، معایب کالا را به تامین کننده گوشزد کرده و از سوی دیگر قدرت فنی مجموعه خود را به رخ بکشید. به طور حتم بهینه سازی پروسه تولید، علاوه بر بهبود اوضاع در خط تولید تامین کننده کالا، سبب بهینه سازی و افزایش راندمان پروسه های درون سازمانی شما به عنوان یک مامور خرید می شود.
در این مقاله به ارائه 6 نکته کلیدی و بسیار مهم در خصوص تاثیر مامور خرید یا دپارتمان تامین کالا در پیشرفت شگرف سازمان ها پرداختیم. رعایت این موارد توسط مامور خرید از نظر مالی، به روز رسانی فناوری، افزایش کیفیت و راندمان به پیشرفت موثر، منجر می شود.
منبع: bdc
