هر کسب و کار نیازمند خرید یک سری اقلام و محصولات برای ادامه حیات خود است. ممکن است این نیازها مواد اولیه برای یک کسب و کار عظیم یا کالاهایی برای فروش مجدد به مشتریان سازمان در تعداد کم باشد. در هر صورت نیاز به وجود یک مامور خرید حرفه‌ای احساس می‌شود.
انتظاری که از شما به عنوان مامور خرید سازمان می‌رود، این است که به‌طور مستقیم با نمایندگان فروش یا تامین کنندگان کالاهای مورد نیاز سازمان ارتباط برقرار کنید.
سپس تمامی مراحل خرید را از ابتدا تا انتها مدیریت و برنامه ریزی کنید. ضمن اینکه در این مسیر با مدیران ارشد خود در سازمان هماهنگی نزدیکی برقرار کنید.
ماموران خرید هر سازمان نقش مهم و کلیدی در آن سازمان دارند. آن‌ها وظیفه خرید محصولات و خدمات برای سازمان را به منظور استفاده یا توزیع آن دارند. ماموران خرید با تامین کنندگان بزرگ یا کوچک مذاکره و گفتگو می‌کنند و مرحله بعد در صورت توافق دو طرف خرید محصول خواهد بود.
اگر مامور خرید هستید، باید بگویم یکی از حساس‌ترین و کلیدی‌ترین شغل‌ها را در سازمان خود دارید. میزان حساسیت این شغل ارتباطی با بزرگ یا کوچک بودن کسب و کار ندارد.
پیشنهاد می کنیم مقاله استعلام گیری؛ شروع مشکلات مامور خرید را مطالعه فرمایید
نتیجه عملکرد شما در این سمت تاثیر مستقیم بر سرمایه و درآمد شرکت و در نتیجه ادامه حیات و پابرجا ماندن آن کسب و کار دارد. بنابراین لازم است همواره در مسیر پیشرفت و یادگیری باشید و اطلاعات و مهارت‌های مورد نیاز خود را پیوسته به‌روز نگه دارید.
در ابتدای شغل ماموریت خرید در قالب کارورزی، داشتن یک مدرک دیپلم کافی است. ممکن است با ارتقا شغلی و در رده‌های مدیریتی به مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های مدیریت نیاز باشد.
اما فراتر و مهم‌تر از مدرک تحصیلی برای موفقیت و ارتقا شغل، مهارت‌هایی است که در طول این مسیر کسب می‌کنید و بسته به رشد مهارت‌های خود می‌توانید انتظار پیشرفت در این شغل را از خودتان داشته باشید.
افزایش مهارت و تجربه شما در خرید، سبب جلب اعتماد بیشتر از سوی رهبران و مدیران‌تان می‌شود. مدیری می‌تواند کار خود را با ذهنی آسوده به مامور خرید خود بسپارد که به کار وی اطمینان و اعتماد داشته باشد.
در این مطلب می‌خواهم شما را با چهار عامل کلیدی و مهم که برای موفقیت شما به عنوان مامور خرید اهمیت بالایی دارد، آشنا کنم:
1. مذاکره کننده توانمندی باشید
زندگی ما پر از مذاکرات گوناگون است. در هر مسیر شغلی که باشیم نیازمند مذاکره با دیگران هستیم. اما برای برخی از مشاغل آگاهی از هنر مذاکره اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
برای یک مامور خرید ماهر، داشتن قدرت مذاکره قانع کننده و پر قدرت از واجبات کار است. چه بسا میزان کارآیی مامور خرید اغلب با معیار موثر بودن مذاکرات او در به‌دست آوردن نرخ‌های ایده‌آل برای کسب و کار سنجیده می‌شود.
قیمت‌های معقول و منصفانه در خرید محصولات برای تمام تجارت‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد. چون به‌طور مستقیم روی میزان سود شرکت اثرگذار است. چه برای کارخانجات و چه برای شرکت‌های توزیع کننده مهارت خرید مواد اولیه یا کالای نهایی با قیمت مناسب برای دستیابی آن کسب و کار به سود بهتر بسیار حیاتی و قابل توجه است. همچنین روی پیشنهاد کالا به مصرف کننده نهایی با قیمت خوب تاثیر زیادی دارد.
همان‌طور که برای خرید محصولاتی مانند هدایای تبلیغاتی نیاز به دانش و مطالعه دقیق دارید، برای افزایش مهارت مذاکره هم نیاز به تمرین و مطالعه دارید. هر چه بیشتر به نکات مهم در مذاکره توجه کنید، مذاکره موثرتری خواهید داشت.
لحن گفتگوی شما، اهداف مذاکره، بروز صادقانه اشتیاق، استفاده از زبان بدن و خوب گوش دادن نکات مهمی در انجام یک مذاکره موفق است. بنابراین سعی کنید با آگاهی کامل مواردی را که می‌خواهید بگویید و همین‌طور نحوه بیان آن‌ها را انتخاب کنید.
قبل از اینکه وارد مذاکره شوید، خود را آماده کنید. حتی می‌توانید اهداف خود را بنویسید. مفهوم ریسک را به‌خوبی بیاموزید. یک مذاکره موفق ریسک را حذف نمی‌کند، بلکه اثرات نامناسب آن را تا حد زیادی کم می‌کند.
ممکن است مذاکره شما الزاما به معامله نهایی ختم نشود؛ اما قطعا دستاوردهای جانبی دیگری برای شما خواهد داشت که در آینده می‌توانید از آن‌ها بهره ببرید.
۲. چشمان تیزبین داشته باشید
هرچند قیمت مناسب در خرید، تعیین کننده و مهم است، اما تنها فاکتور برای خرید نیست. مامور خرید حرفه‌ای علاوه بر قدرت چانه‌زنی باید بتواند محصول باکیفیت را از میان تمام محصولات تشخیص دهد. تصور کنید قرار است هدایای چرمی تبلیغاتی خریداری کنید. در حوزه چرم بی‌شمار محصول با کیفیت‌های گوناگون است که می‌توان انتخاب کرد. اما فقط شناخت کیفیت و باقی موارد شما را به سمت خریدی مناسب راهنمایی می‌کند.
تیزبینی در دیدن جزئیات یک محصول به شما کمک می‌کند محصول باکیفیت را از میان سایر محصولات تشخیص دهید. داشتن تجربه زیاد در این کار به افزایش مهارت شما کمک می‌کند، پس سعی کنید بخشی از زمان خود را در طول روز به‌طور پیوسته به بررسی و بازدید از محصولات مختلفی که مورد نیاز شرکت است، بپردازید.
به‌ویژه در خرید محصولات تمام شده، کیفیت کلید مهمی در ایجاد استراتژی خرید محسوب می‌شود. در کل در تمام انواع خرید حفظ آستانه‌ای برای کیفیت محصول در بازاریابی آن بسیار با اهمیت است. این نکته زمانی درست است که بر طبق سیاست‌های شرکت خود مجبورید قیمت‌های بالا را متعادل کنید.
ممکن است در شرکتی با داشتن سرمایه بالا این موضوع اهمیت ویژه نداشته باشد؛ اما با این‌حال اگر می‌خواهید مامور خرید موفقی به حساب بیایید، ضروری است که کالاها را با قیمت مناسب در کنار کیفیت بالا برای شرکت تهیه کنید.
شما باید بتوانید به عنوان مامور خریدی توانا، بین هزینه و کیفیت تعادل برقرار کنید. همچنین نسبت به جریان تحویل کالا حساس و دقیق باشید تا بفهمید تامین کنندگان تا چه میزان به استاندارد وظایف خود اعتقاد دارند و آن‌ها را پیاده می‌کنند.
پیشنهاد می کنیم مقاله نحوه دریافت قیمت از تامین کنندگان و انعقاد قرارداد را مطالعه فرمایید
۳. توانایی‌های ارتباطی خود را افزایش دهید
درست است که تکنولوژی تاثیر خودش را بر مراحل خرید می‌گذارد و بخشی از این مراحل به حالت مکانیزه و الکترونیکی در می‌آید. با این حال عمل خرید هنوز هم میان دو شخص یعنی نماینده خریدار و نماینده فروشنده به اتمام می‌رسد.
شرکت‌ها علیرغم اینکه در موارد متعددی از تکنولوژی استقبال می‌کنند، اغلب ترجیح می‌دهند هنگام خرید، مذاکره مستقیم میان مامور خرید و فروشنده برقرار شود.
چون تاثیر ارتباطات را بر مراحل خرید و نتایج مفید آن به‌خوبی می‌دانند. با وجود پیشرفت تکنولوژی در بازار، هیچ‌گاه جایگزین خوبی برای ارتباط انسان ها با یکدیگر وجود ندارد.
پیشنهاد می کنیم مقاله تصمیم گیری برای خرید سخت است را مطالعه فرمایید
بعضی از شرکت‌ها معتقدند ماموران خرید مستقیم (کسانی که مستقیما در تمام مراحل خرید حضور دارند) بهتر عمل می‌کنند و به همین دلیل بالاترین حقوق و کمیسیون را برای این افراد در نظر می‌گیرند. البته میزان اثربخشی ارتباطاتی که ایجاد می‌کنند، در میزان حقوق آن‌ها دخالت دارد.
اگر می‌خواهید تبدیل به یک مامور خرید عالی شوید، مهارت ایجاد حسن تفاهم و یک ارتباط سازگار با مامور فروش یا تامین کننده را در خود تقویت کنید.
ارتباط سازگار و دوستانه با تامین کننده به شما این نکته مهم را نشان خواهد داد که آیا اهداف آن‌ها هم راستا با تجارت شما هست یا خیر. مخصوصا در خریدهای کم حجم و مختصر، ساختن ارتباطات موثر با تامین کننده نقش موثرتری در ماجرا دارد.
برای اینکه ارتباط شما موثر باشد، لازم است به دو نکته توجه کافی داشته باشید:
- اول اینکه هدف نهایی خود را از ارتباط بدانید و آن را مد نظر قرار دهید. این کار از بی‌راهه رفتن ارتباط جلوگیری می‌کند.
- دوم اینکه به مسیری که در طول ارتباط پیش می‌گیرید، دقت کنید. آیا این مسیر شما را به سمت هدف نهایی‌تان هدایت می‌کند؟
در ایجاد ارتباط، قدرت مدارا با دیگران، اعتماد به آن‌ها و همدلی را فراموش نکنید. مجموعه این مهارت‌ها شخصیت انعطاف‌پذیری از شما می‌سازد که در اثر آن می‌توانید با طیف وسیعی از افرادی که برای کسب و کار شما مفیدند، ارتباط موثر برقرار کنید. در تمام ارتباطات خود از هر نوع، بهترین سیاست صداقت است.
۴. حفظ توازن تیم
یکی از فاکتورهای مهمی که کمتر به آن توجه می‌شود، مهارت حفظ توازن تیم، همکاری، همدلی با همکاران و مدیران سازمان است. این مهارت وجه تمایز یک مامور خرید فوق‌العاده و معمولی است.
پیشنهاد می کنیم مقاله عملکرد ماموران خرید موفق در جهان را مطالعه فرمایید
وقتی مامور خرید مجموعه یا سازمان یا شرکتی هستید، وظیفه شماست که پول آن مجموعه را برای خرید محصولات مورد نیاز خرج کنید. بنابراین تاثیر مستقیمی بر هزینه و درآمد شرکت دارید.
تصمیمی که برای خرید ایجاد می‌کنید، باید توجیه‌پذیر و قابل دفاع باشد. یعنی بتوانید در قبال عملکرد خود مبنی بر خرید کالا یا محصولات در برابر مدیران شرکت و رهبران بالادست خود پاسخ‌گو باشید.
شما باید به‌خوبی با مدیران و رهبران تعامل داشته باشید تا از نیازهای آن‌ها اطلاعات کافی به‌دست آورید و مطمئن شوید که در مراحل خرید، نیازهای آن‌ها برطرف می‌شود. این کار تنها در سایه خرید مناسب نیازها و کالاها اتفاق می‌افتد که نقش کلیدی در موفقیت شرکت بر عهده دارد.
لوازم و کالاهایی که تهیه می‌شود، بر درآمد کل شرکت تاثیرگذار است. این موجودی‌ها، هزینه‌ها و سرمایه‌هایی هستند که در نهایت منجر به بازگشت برای سازمان می‌شوند.
پیشنهاد می کنیم مقاله مامور خرید و چالش های پیش رو را مطالعه فرمایید
