فارغ از محدودیت یا گسترده بودن مخاطبانی که در معرض یک رویداد بازاریابی قرار می گیرند، هدف نهایی تمامی ایونت های بازاریابی برقراری ارتباطی موثر و عمیق با مخاطب و در نهایت فراهم نمودن تجربه مثبت برای آنها می باشد تا بتواند تصویر مثبتی از برند در ذهن مخاطب ثبت نماید و با وفادار سازی او به سازمان، به مزیت رقابتی و سود مورد نظر دست یابد.
برگزاری یک رویداد اعم از کوچک و بزرگ، رویداد داخل سازمان یا برون سازمانی و انواع دیگر رویدادها، می بایست طی یک پروسه منظم و از قبل برنامه ریزی شده پیش رود تا بتوان به اهداف بازاریابی و مد نظر سازمان دست پیدا نمود. بنابراین سوالی که در این جا مطرح است این است که برای برگزاری یک رویداد چه برنامه ریزی هایی باید صورت بگیرد؟ درآمد ها و هزینه های برگزاری یک رویداد به چه شکل است؟ آیا روش هایی برای کم کردن هزینه های یک ایونت وجود دارد؟
پیشنهاد می کنیم مقاله چگونگی برگزاری یک ایونت موفق را مطالعه فرمایید
بودجه بندی رویداد
بودجه بندی یکی از مهم ترین عوامل در برنامه ریزی و چگونه برگزار شدن یک رویداد می باشد. بیشتر رویداد ها بودجه مورد نیاز خود را از اسپانسر ها، شرکت کنندگان، بودجه مارکتینگ شرکت برگزار کننده و یا ترکیبی از این سه مورد جذب می کنند.
بدیهی است که در ابتدای شروع کار نمی توان به صورت دقیق بودجه دریافتی از تمامی این کانال ها را اندازه گیری کرد. با این حال با تخمین زدن و پیش بینی کردن می توان برنامه ریزی یک همایش را آغاز نمود.
بدیهی است برگزاری یک همایش دارای هزینه های مختلفی می باشد که می بایست در ابتدای کار مشخص شوند. بنابراین در‌کنار کانال های درآمدی لازم است تخمینی از هزینه ها نیز داشته باشید. هزینه های برپایی یک رویداد به صورت کلی به چندین دسته زیر تقسیم می شوند:
- هزینه محل برگزاری (اجاره سالن – امکانات جانبی سالن)
- هزینه پذیرایی از مهمانان
- هزینه های تبلیغات و بازاریابی
- هزینه هدایا و اقلام تبلیغاتی
- هزینه های اجرایی
- هزینه تجهیزات تخصصی، تجهیزات صوتی و تصویری
- هزینه مستندسازی رویداد
- هزینه و دستمزد تیم برگزاری
- دستمزد سخنرانان
- هزینه های غیر منتظره
از آنجا که هزینه های هر رویداد متناسب با نوع آن و اهداف برگزار کننده های آن متفاوت می باشد کافی است بر اساس اهداف خود هزینه ها و درآمدها را تخمین زده و مقایسه نمایید.
همچنین به یاد داشته باشید که مقداری از بودجه خود را برای اتفاقات غیر قابل پیش بینی که ممکن است در هر رویدادی ایجاد شود در نظر بگیرید تا در هنگام مواجهه با چنین شرایطی اختلالی در برنامه ریزی های صورت گرفته انجام نشود.
میزان بزرگی رقم هزینه های غیر منتظره با میزان بزرگی رویداد رابطه مستقیم دارد. چرا که یک اشتباه ساده محاسباتی در لیست هزینه های برگزاری همایش می تواند هزینه های پیش‌بینی نشده ای به همراه داشته باشد. به ویژه اگر این اشتباه در مورد هزینه هایی باشد که به ازای هر شرکت کننده به آن ها افزوده می شود (مانند هزینه پذیرایی).
نکته قابل توجه دیگر این است که بخشی از هزینه های ذکر شده در لیست بالا، به تعداد شرکت کنندگان و میزان موفقیت شما در فروش بلیت همایش (در ادامه به نحوه قیمت گذاری رویداد نیز خواهیم پرداخت) بستگی دارند. به همین جهت ممکن است هزینه نهایی با هزینه پیش بینی شده اولیه کمی متفاوت باشد.
هزینه‌های مربوط به تبلیغات و بازاریابی
از بین لیست هزینه ها، هزینه های مربوط به تبلیغات و بازاریابی از جمله مهم ترین هزینه های برگزاری یک همایش می باشد. حتی اگر قصد دارید بهترین همایش سال را برگزار کنید، قطعا بدون برنامه ریزی و برخورداری از یک استراتژی بازاریابی خوب و تبلیغات درست نمی توانید به اهداف خود دست پیدا کنید.
برگزاری یک رویداد کار چندان راحتی نبوده و نیاز است تا با افراد متخصص در این حوزه در تمامی جوانب کار از جمله آژانس تبلیغاتی، بازاریابان دیجیتال، اسپانسرها، طراحان و غیره مشورت نمایید.
علاوه بر آن، متناسب با اهداف سازمانی لازم است گاها تبلیغات پر بازده انجام شود که به نوبه خود هزینه بر است.
کنترل هزینه های رویداد
هرچند سازمان های اندکی وجود دارند که برای برگزاری همایش های خود بودجه نامحدودی دارند، اما اکثر کسب و کارهایی که امروزه به برگزاری رویدادهای مختلف می پردازند دارای بودجه ای محدود برای برگزاری چنین ایونت هایی هستند.
در این میان تلاش برای بودجه بندی در چارچوب های از پیش تعیین شده و متناسب با برنامه ریزی های انجام شده می تواند یکی از عوامل موفقیت و سوددهی یک کسب و کار باشد.
اگر از بودجه محدودی برخوردارید و قرار است همایش بزرگی برپا کنید، راهنمایی و همکاری با شرکت های برگزاری همایش یکی از عواملی است که می تواند بودجه شما را به درستی و در جای مناسب خرج کند.
به یاد داشته باشید برای این که از بازگشت سرمایه خوبی از رویدادتان برخوردار باشید می بایست دنبال کمترین هزینه ها با بهترین و بیشترین نتایج باشید. یک برگزار کننده خوب قادر است با استفاده از قدرت مذاکره و روابط حرفه ای خود در صنعت رویداد و ایونت، گزینه های کم هزینه تری برای شما پیدا کند و با در نظر گرفتن اهداف کسب و کار و نیازهای شما، هزینه های اضافی را کاهش دهد.
جذب اسپانسر
همان طور که در بالاتر نیز اشاره شد در اکثر مواقع رویدادها به واسطه جذب اسپانسرهای متفاوت و کم شدن هزینه های سازمان صورت میگیرد. در این میان، بهترین راه برای جذب حامی و اسپانسر برای برگزاری یک همایش، برقراری ارتباط با افراد یا شرکت هایی است که هر دو می توانند با همکاری یکدیگر از رویداد فوق منفعت ببرند. جذب اسپانسر برای برپایی یک رویداد می‌تواند بخشی از هزینه های موجود را جبران نماید.
به یاد داشته باشید که شرکت ها اهداف متفاوتی برای حمایت از رویداد شما دارند. بنابراین لازم است در برابر اسپانسرها روراست بوده و برای جذب یک اسپانسر مناسب مراحل زیر را طی نمایید:
- تهیه لیستی از شرکت های بالقوه و اولویت بندی آنها
- تحقیق در مورد شرکت و محصول قبل از تماس با شرکت بالقوه
- شرح و ارائه رویداد در جلسه ای برای مدیران شرکت حامی به طوری که از ارزش مالی و معنوی حامی شدن آگاه شوند.
- پیگیری های متعدد تا انتخاب بهترین اسپانسر
حامی های تهاتری
تهاتر در لغت به معنای تبادل کالا، مساوات و برابر شدن می باشد. یکی دیگر از روش های پایین آوردن هزینه های یک همایش، تهاتر با شرکت های خدماتی می باشد.
برای این کار می بایست لیستی از تمامی هزینه ها تهیه کرده و مواردی را که می توانید با یکدیگر تهاتر کنید علامت بزنید. در این مواقع مشورت با دیگر برگزار کنندگان رویدادها که از این روش برای کم کردن هزینه های خود استفاده کرده اند بسیار موثر می باشد.
محل برگزاری
برای برگزاری یک رویداد نیاز است تا متناسب با بودجه، اهداف برگزاری رویداد، تعداد شرکت کنندگان و اهمیت رویداد مورد نظر، بهترین مکان مورد نظر را انتخاب نمود.
بنابراین در انتخاب مکان همایش خود دقت لازم را داشته باشید. پس از پیدا کردن مکان مناسب همایش، استفاده از دکوراسیونی که بتواند مخاطبان را جذب کند از اهمیت بالایی برخوردار است.
هر قسمت از محیط شما باید با قسمت های دیگر سازگار بوده و در نهایت رنگ و بوی برند شما را داشته باشد. استفاده از استند های تبلیغاتی، استفاده از لوگوی برند در بخش های مختلف سالن و امثال آن از جمله اقداماتی است که می توان برای جذب مخاطبان و دیده شدن هرچه بیشتر نام برند نزد شرکت کنندگان استفاده نمود.
قیمت گذاری رویداد
همان طور که در بالاتر نیز اشاره شد قیمت گذاری رویداد یک بخش بسیار مهم از فرایند برنامه ریزی رویداد می باشد؛ چرا که تنظیم قیمت مناسب جهت تهیه بلیت نزد شرکت کنندگان باعث افزایش میزان فروش و بازدهی کسب و کار شما می شود.
ما در این جا به چند نکته اساسی که به شما در تهیه یک استراتژی قیمت گذاری مناسب ایونت کمک میکند اشاره می کنیم.
آگاهی کامل از نوع رویداد
استراتژی قیمت گذاری رویداد می بایست یک روند انعکاسی را طی نماید. بنابراین لازم است برای نوشتن یک استراتژی قیمت گذاری دقیق و بهینه، از اهداف سازمان و چرایی برگزاری رویداد فوق توسط سازمان، انگیزه مخاطبان برای حضور در رویداد و امثال آن آگاه باشید.
هرچه میزان شناخت شما از عوامل ذکر شده بیشتر باشد، نحوه قیمت گذاری رویداد دقیق تر و بهینه تر خواهد بود. بنابراین سعی کنید آگاهی به نسبت کاملی از رویداد خود داشته باشید.
تعریف اهداف مالی
دومین نکته حائز اهمیت اهداف مالی سازمان می باشند. سوالی که در این جا مطرح است این است که اهداف شما از جهت مالی و کسب سود بیشتر در آینده چیست؟
به صورت کلی یک فرمول اصلی جهت محاسبه قیمت پایه ای بلیط رویداد وجود دارد. در این روش می بایست کل هزینه های رویداد را بر تعداد شرکت کنندگان آن تقسیم کنید تا قیمت حداقل یک بلیت معین شود.
این فرمول نشان دهنده میزان حداقل بلیت (قیمت پایه) می باشد، بدین معنی که اگر مبلغی زیر این مقدار برای بلیط در نظر بگیرید نه تنها سودی نصیب سازمان نمی شود، بلکه احتمالا با ضرر مالی نیز روبه رو خواهید شد. حال کافی است برای به حداکثر رساندن سود استراتژی های مختلفی را در نظر بگیرید.
بررسی رویدادهای گذشته
اگر کسب و کار شما تاکنون رویدادهای مختلفی را برگزار کرده باشد و تجربه ای در این زمینه کسب کرده باشد، با محاسبه نرخ بازگشت سرمایه هر رویداد و کنار هم قرار دادن داده ها می توان استراتژی های موثری را اتخاذ نمود.
اگر از بسترهای مدیریت رویداد اینترنتی بهره می گیرید، از مخاطبان خود در موارد مختلف همچون قیمت بلیت ها نظر خواهی کنید. این امر به نوبه خود باعث می شود تا آشنایی بیشتری با مخاطبان خود پیدا کنید و رویدادهای احتمالی آینده را مطابق با نیازهای آن ها برنامه ریزی کنید.
نظارت بر رویداد
بعد از ایجاد یک استراتژی قیمت گذاری جامع و مناسب و در نهایت عمل به آن، می بایست بر روند فروش بلیت های خود نظارت کافی داشته باشید. در این میان می توان با افزایش یا کاهش یافتن تقاضای رویداد بر مبنای تغییرات قیمتی، به نتایج مثبت و موثری دست پیدا کرد.
پیشنهاد می کنیم مقاله اصول طراحی کمپین تبلیغاتی را مطالعه فرمایید
نتیجه گیری
بودجه بندی و مدیریت هزینه ها یکی از مهم ترین نکات قابل توجه در هنگام برنامه ریزی برای یک همایش یا رویداد می باشد. این برنامه ریزی به شما کمک می کند تا از پیش برنامه ریزی و بودجه بندی کرده و تا جای امکان ریسک هزینه های غیر مترقبه و هزینه های سنگین را کم کنید.
همچنین بودجه بندی در ابتدای برنامه ریزی به شما کمک می کند تا در حین برگزاری رویداد با کمبود بودجه مواجه نشوید.
بنابراین در صورتی که نمی توانید به خودی خود از بودجه بندی درستی برای برگزاری رویداد برخوردار باشید حتما با شرکت های برگزار کننده رویداد مشورت کرده تا بتوانید با بودجه ای مناسب و محدود به بالاترین بازدهی و سود دست پیدا کنید.
