یکی از مراحل مهم در تامین کالا توسط کسب و کارها، در هر زمینه‌ای که در حال فعالیت هستند، دریافت قیمت از تامین‌کننده‌های کالا است. پس از شناسایی فروشندگان و تامین کنندگان مختلف، خریدار باید برای دریافت قیمت محصول مورد نظر از آن‌ها اقدام کند که این عمل، متناسب با شرایط خریدار و نوع بازار و همچنین قوانین تحت نظر کسب و کار انجام می‌شود.
قیمت و شرایط دریافت‌شده لزوما قطعی نیست و خریدار یا تامین‌کننده در نهایت از طریق مذاکره رسمی سعی می‌کنند شرایط را به نفع خود پیش ببرند و درنهایت، اقدام به انعقاد قرارداد کنند.
همچنین، ممکن است شما به عنوان یک شرکت تولیدی اقدام به تامین کالای مورد نیاز کنید که دراین‌صورت، حجم خرید کالا بالاست و قیمتی که به چنین کسب و کاری ارائه می‌شود، می‌تواند نسبت به کسب و کار دیگر، از جمله شرکت تبلیغاتی که در صدد خرید کالا جهت ارائه هدایای تبلیغاتی به مشتریان است، متفاوت باشد.
بنابراین، در اینجا لازم است ابتدا به انواع بازار و شرحی از آن بپردازیم:
انواع بازار کالا
وجود بازارهای گوناگون با قیمت‌های متفاوت عموما باعث بروز ابهامات و اشتباهاتی در تصمیم‌گیری خریداران می‌شود. بنابراین، لازم است یک خریدار قبل از خرید قطعی، شناخت لازم را از کالای مورد نیاز و بازار آن به دست آورد تا بتواند درنهایت بهترین تصمیم‌گیری در هنگام خرید را انجام دهد.
بدین منظور، می‌توان از دسته‌بندی بازارها براساس میزان رقابت‌پذیری‌شان استفاده کرد. بر این اساس، بازارها به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:
بازارهای سازمان‌یافته
بازارهای سازمان‌یافته، که به بازارهای رقابت کامل نیز شناخته می‌شوند، به دلایل متعددی همچون شمار زیاد عرضه‌کنندگان و تقاضاکنندگان، متجانس بودن کالاها و آزادی ورود به بازار و خروج از آن، قیمت محصولات تحت تاثیر عوامل عرضه و تقاضا است و هیچ‌یک از عرضه یا تقاضاکنندگان به‌تنهایی در تعیین قیمت موثر نیستند.
همچنین، قیمت‌ها در چنین بازارهایی تا حدود زیادی مشخص‌اند و تفاوت قیمت عرضه‌کنندگان و به عبارتی، تامین‌کنندگان کالا بسیار اندک است. لذا، دریافت قیمت در این بازارها و رسیدن به تفاهم قیمتی با تولیدکنندگان به‌سادگی صورت می‌گیرد.
بازارهای با قیمت‌های تنظیم‌شده
به قیمت‌هایی که از سوی تولیدکنندگان و بر پایه هزینه‌های تولید تعیین شود، قیمت‌های القایی یا تنظیم‌شده می‌گویند. مهم‌ترین ویژگی این قیمت‌ها عدم انعطاف‌پذیری آن‌ها در برابر شرایط متغیر بازار است.
زیرا به دلیل اینکه قیمت‌ها بر اساس هزینه‌های تولید محصولات تضمین می‌شوند، تامین‌کنندگان تمایل کمتری برای کاهش قیمت کالاها دارند.
از آنجا که توان تولیدی و هزینه‌های تامین‌کنندگان مختلف، متفاوت است؛ لذا، قیمت‌ها نیز در این بازارها متفاوت است و لازم است خریداران از طرق مختلف برای دریافت قیمت مناسب اقدام کنند.
روش‌های دریافت قیمت
برای دریافت قیمت در بازارها، روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توان از آن‌ها پیروی کرد. ازجمله:
مکاتبه مستقیم
در این روش، سازمان با استفاده از لیست تامین‌کنندگان معتبری که در مراحل قبل به دست آورده است، نیازمندی‌های خود را به وسیله روش‌هایی مانند دورنگار یا تلفن برای تامین‌کنندگان ارسال می‌کند و از آن‌ها تقاضای پیشنهاد و قیمت می‌کند و از طریق پاسخ‌های دریافتی، قیمت مناسب را شناسایی و انتخاب می‌کند.
استعلام بها
در مواردی که تعداد عرضه‌کنندگان بالا باشد و حجم مبادلات نسبتا محدود، و همچنین، مشخصات فنی و کیفی کالا و خدمات با شرح مختصری برای هر دوطرف مشخص باشد، خریدار با ارسال فرم‌های مخصوصی که حاوی شرح مختصری از کالا، تعداد مورد نیاز و برخی دیگر از شرایط خرید است، با مقایسه پاسخ‌های تامین‌کنندگان مختلف، انواع قیمت‌های داده‌شده، شرایط، مدت اعتبار استعلام و سایر اطلاعات را بررسی می‌کند و سپس متناسب با بودجه و شرایط خود هر کدام را که شرایط بهتری داشته باشد، برمی‌گزیند.
مناقصه
درصورتی‌که تعداد تامین‌کنندگان زیاد باشد، احتمال تفاوت آشکار بین قیمت‌ها وجود دارد و درصورتی‌که حجم معامله قابل توجه باشد، از روش مناقصه برای دریافت قیمت استفاده می‌شود.
مناقصه عبارت است از تلاش برای خرید کالا با حداقل قیمت ممکن. در این روش، خریدار برای بهره‌گیری از رقابت تامین‌کنندگان مختلف، با درج آگهی در نشریات یا سایر رسانه‌ها، از همه تامین‌کنندگان دعوت می‌کند تا در زمان تعیین‌شده، قیمت و سایر شرایط پیشنهادی خود را ارائه کنند.
انواع روش‌های خرید از تامین‌کنندگان
به‌طور کلی، روش‌های خرید از یک سازمان به سازمان دیگر و از یک مجموعه شرایط به مجموعه شرایط دیگر متفاوت است. روش‌های خرید از تامین‌کنندگان گسترده است؛
اما سه دسته اصلی آن عبارت است از: انواع خرید براساس ساختار سازمانی، خریدهای براساس قابلیت پیش‌بینی و انواع خرید بر اساس زمان. در ادامه، به شرحی از این سه نوع روش خرید می‌پردازیم:
انواع خرید براساس ساختار سازمانی
خرید بر اساس ساختار سازمانی به دو دسته خرید متمرکز و غیرمتمرکز تقسیم می‌شود:
در خرید متمرکز، یک واحد سازمانی خاص مسئولیت تهیه و تدارک نیازمندی‌ها را در کل سازمان بر عهده دارد؛ درحالی‌که، در خرید غیرمتمرکز، هر سازمانی برای خرید کالای مورد نیاز خود به‌صورت مستقل اقدام می‌کند.
خریدهای براساس قابلیت پیش‌بینی
یک سری خرید براساس قابلیت پیش‌بینی وجود دارد که مختص کسب و کارهایی خاص از جمله شرکت‌های تبلیغاتی است که برای خرید هدایای تبلیغاتی خود به‌دنبال تامین‌کننده مناسب هستند و متناسب با برنامه‌ریزی‌های از پیش‌انجام شده اقدام به خرید کالا می‌کنند.
به طور کلی، خریدهای براساس قابلیت پیش‌بینی به دو دسته خریدهای برنامه‌ریزی‌شده و خریدهای موردی تقسیم می‌شوند.
در خرید موردی، کالاها براساس درخواست کسب و کار و برای رفع نیازها و برنامه‌های پیش‌بینی‌نشده خریداری می‌شوند.
انواع خرید براساس زمان
خریدها از نظر زمان انجام خرید به دو دسته پیش‌خرید و خرید به‌موقع تقسیم می‌شوند:
پیش‌خرید به شرایطی گفته می‌شود که خرید مواد و اقلام مورد نیاز مدتی پیش از به‌کارگیری آن‌ها در تولید صورت می‌پذیرد. درصورتی‌که مواد و قطعات مورد نیاز برای آینده از قبل به‌طور قطعی مشخص باشد، پیش‌خرید می‌تواند از تاثیر نامطلوب نوسانات کوتاه‌مدت عرضه محصول و قیمت آن بر فعالیت‌های موسسه جلوگیری کند.
قابل توجه اینکه، در پیش‌خرید باید به افزایش هزینه‌های نگهداری کالاها و مواد نیز توجه کرد و بین هزینه‌های نگهداری و نوسانات قیمت و غیره تعادل برقرار کرد.
روش خرید به‌موقع تلاشی است در راستای پایین نگه داشتن سطح موجودی انبارهای مواد اولیه و کالاها، که از این طریق سعی می‌شود فاصله زمانی بین خرید و مصرف مواد به حداقل ممکن رسانده شود و موجودی انبار بیش از مصرف چند روز آینده نباشد.
نتیجه‌گیری
همان‌طور که گفته شد، نحوه دریافت قیمت از تامین‌کنندگان و انعقاد قرارداد روش‌های مختلفی دارد که متناسب با موضوع فعالیت، نیاز کسب و کار به حجمی خاص از کالا و غیره می‌تواند متغیر باشد.
بعد از دریافت قیمت از تامین‌کنندگان مختلف لازم است برای انعقاد قرارداد و به توافق نهایی رسیدن معامله، مذاکرات رودررو انجام گیرد. مذاکره همیشه تلاشی است در جهت رسیدن به توافقی در مورد موضوع مورد نظر که می‌تواند شامل قیمت، کیفیت، خدمات، حمل و نقل و غیره باشد که طی آن طرفین منافع مشترکی را دنبال می‌کنند و درعین‌حال، هرکدام نیز منافعی دارند که ممکن است با منافع طرف دیگر در تضاد باشد.
به عبارت ساده‌تر، مذاکره، بحث و گفتگو برای رسیدن به توافق بر سر موضوعی خاص است. بنابراین، مذاکره رودررو با تامین کننده را جدی بگیرید و در صورت نیاز، قبل از مذاکره، حتما با تکنیک‌های گفتگوی رودررو آشنا شوید تا درنهایت، برنده نهایی مذاکره باشید.
پیشنهاد می کنیم مقاله چگونه به عنوان مامور خرید با تامین کنندگان ارتباط برقرار کنیم؟ را مطالعه فرمایید
