وقتی که می‌خواهید چیزی بخرید، آیا برایتان مهم است که از کجا خرید کنید؟ به احتمال زیاد فروشگاه‌های مختلفی را که محصول مورد نیاز شما را دارند، به‌دقت بررسی می‌کنید. اگر وب‌سایت دارند یا در شبکه‌های اجتماعی فعال هستند، به آنجا سر می‌زنید تا اطلاعات بیشتری درباره آن فروشگاه به‌دست آورید.
حتی شاید با مدیر فروشگاه به‌طور مستقیم صحبت کنید و سوالاتی بپرسید. یا اینکه با مراجعه حضوری فروشگاه را بررسی کنید و از مسئول فروشگاه درباره قیمت و کیفیت محصولشان سوال کنید. علاوه بر این‌ها حتما به مکان فیزیکی فروشگاه و چگونگی ارائه محصول توجه می‌کنید.
شاید مهمترین سوالی که یک مامور خرید باید از خود بپرسد این باشد که چه منبعی را برای خرید انتخاب کنم؟ فرض شما بر این باشد که می‌خواهید هدایای تبلیغاتی مانند پاوربانک تبلیغاتی، فلش مموری تبلیغاتی و در کل هدایای تبلیغاتی الکترونیکی را تهیه کنید.
برای آگاهی کامل از روند کار، تمرکز اصلی ما در این مطلب بر روابط مامور خرید با تامین کنندگان و چگونگی آن است. طوری که به انتخابی مطمئن و پاسخی درست به این سوال منجر شود.
در نقش یک مامور خرید، انتخاب تامین کننده یا همان فروشنده مناسب یکی از مهمترین مراحل برای شما است. مامور خرید باید توانایی زیادی در برقراری ارتباطات مثبت و موثر با تامین کنندگان داشته باشد.
داشتن ارتباطات قوی با تامین کنندگان تاثیر زیادی بر انتخاب صحیح منبع تامین می‌گذارد. این موضوع با منافع شرکت و پیشبرد آن در اهداف مالی و تجاری نسبت مستقیم دارد.
با ما همراه شوید تا نحوه ارزیابی و ارتباط با تامین کنندگان و عوامل موثر بر ارزیابی، ارتباط و در نهایت انتخاب مناسب را با هم بررسی کنیم. پیش از هر چیز باید بدانیم تامین کننده کیست و ارتباط با تامین کنندگان چه مراحلی دارد و مامور خرید چه مراحلی را طی می‌کند تا در نهایت یک تامین کننده مناسب را برای خرید شرکت انتخاب کند.
تامین کنندگان چه کسانی هستند؟
منابعی که محصول مورد نظر را تامین می‌کنند و به فروش می‌رسانند، تامین کننده ما محسوب می‌شوند. ارائه کالا یا خدمات در ازای مبلغی مشخص کار اصلی تامین کنندگان است.
علاوه بر این تامین کنندگان ابتدا محصول مورد نظر را معرفی می‌کنند و مشخصات کامل آن را در اختیار ما قرار می‌دهند. سپس محصول خریداری شده را ارسال می‌کنند. بعد از خرید هم خدمات پس از فروش ارائه می‌دهند.
ارتباط با تامین کنندگان
در دنیایی که ارتباطات حرف اول را می‌زند، داشتن روابط همکاری موثر می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند که پیوندهای قوی داخلی و خارجی برای خود ایجاد کنند تا به موفقیت‌های بیشتری در تجارت خود برسند.
بنابراین لازم است کسی که ماموریت خرید و تهیه فرآورده‌های ضروری سازمان را بر عهده دارد، توانایی ایجاد روابط قدرتمند و پیوندهای اصولی با تهیه کنندگان را داشته باشد.
اهمیت ارتباط با تامین کنندگان
مرحله تامین در هر شرکت اهمیت زیادی دارد. چرا که بدون وجود لوازم مورد نیاز (چه مواد اولیه سازمان باشد چه محصولات جانبی یا خدمات دیگر) شرکت نمی‌تواند باقی کارهای خود را پیش ببرد. سازمان نباید دچار کمبود محصولات مورد نیاز خود شود، چون این کمبود می‌تواند سازمان را دچار آسیب و ضررهای زیادی کند.
حتی اگر تامین برای محصولات کاربردی سازمان نباشد و این موضوع در حوزه تبلیغات رخ دهد هم می‌تواند مشکلات بزرگی ایجاد کند. برای مثال فرض کنید نتوانید هدایای تبلیغاتی مدیریتی مورد نظر خود را تامین کنید، همین امر ضربه شدیدی بر حوزه تبلیغات هر مجموعه‌ای وارد می‌کند.
فرصت‌هایی که به واسطه عدم وجود کالا یا خدمت مورد نیاز از دست می‌روند، یکی از هزینه‌هایی است که به سازمان تحمیل می‌شود. به دنبال این اتفاق اعتبار شرکت خدشه‌دار می‌شود.
همچنین ممکن است راندمان شرکت به‌دلیل نبود کالا یا خدمات کافی کاهش پیدا کند. همه این آسیب‌ها و کمبودها چرخه‌ای معیوب را برای سازمان به‌وجود می‌آورند که نتایج آن به مرور زمان ممکن است باعث افت شدید و حتی انحلال سازمان شود.
باید توجه داشته باشید که به عنوان مامور خرید نقش تعیین کننده و اصلی را در انتخاب عرضه کننده کالا یا خدمات دارید. حتی اگر تصمیم گیرنده نهایی برای این امر نباشید، تصمیم‌ساز برای مدیران خود هستید. در انتخاب منبع خرید دقت زیادی لازم دارد، چون عملکرد سازمان را تا حد زیادی تحت تاثیر خود قرار می‌دهد.
مهارت مذاکره
پیش از این هم در مطلب دیگری به اهمیت مذاکره اشاره کردیم. به‌دلیل اهمیت موضوع در ایجاد ارتباطات موثر با تامین کنندگان، در اینجا به تفصیل بیشتری درباره آن با شما سخن می‌گوییم.
ایجاد روابط قوی نیازمند مهارت‌های ارتباطی و فنون مذاکره است. اگر مامور خرید سازمان خود هستید، باید بر افزایش توانمندی‌های خود در مهارت ارتباطات و مذاکره مداومت داشته باشید و پیوسته قوی‌تر شوید.
این مهارت لازمه کار شما برای ایجاد پیوند تامین کننده و سازمان است. نتیجه ایجاد چنین ارتباطات محکمی، به دست آوردن بهترین قیمت، کیفیت و اطمینان خاطر از تامین به موقع کالا یا خدمت مورد نظر خواهد بود.
به‌طور مثال برای مذاکره و چانه‌زنی بر سر قیمت محصولی که می‌خواهید بخرید، نیاز به دانستن فنون مذاکره دارید. به این ترتیب امکان موفقیت شما برای خرید محصول با مناسب‌ترین قیمت بیشتر است.
به‌خصوص در خریدهای جزئی برای سازمان این مذاکرات را شما در نقش مامور خرید مستقیم با فروشنده انجام می‌دهید و نقش بسیار تاثیرگذاری بر قیمت نهایی خرید خواهید داشت.
مذاکره
حتی اگر معاملات عمده شرکت بر عهده شما نباشد و در این معاملات مراحل خرید به‌طور قانونی و از طریق نامه‌های مشخصی انجام گیرد؛ باز هم در مرحله ایجاد ارتباط با فروشندگان و شناخت آن‌ها یک مذاکره کننده حرفه‌ای اطلاعات جامع‌تر و مفیدتری را جمع‌آوری می‌کند. این اطلاعات به مرور زمان تبدیل به شناسنامه‌ای برای تامین کنندگان می‌شود و در خریدهای بعدی بسیار بااهمیت است.
اما برای رشد مهارت خود در مذاکره با تامین کنندگان چه کنیم؟ باید بگوییم بخشی از افزایش مهارت به مطالعه مستمر شما در این حوزه بستگی دارد. اما بخش دیگر نیازمند کسب تجربه است.
هرچه با تامین کنندگان بیشتری ارتباط برقرار کنید، قدرت درک و تشخیص بالاتری نسبت به صنف فروشنده‌ها پیدا می‌کنید. با افزایش شناخت نسبت به تامین کنندگان، می‌توان امیدوار بود که قدرت ایجاد ارتباطات شما با آن‌ها بیشتر شود.
برای یادگیری مهارت مذاکره به‌صورت اصولی و مفید برای کسب و کار یکی از بهترین سایت‌های فارسی زبان، وب سایت متمم است. سلسله درس‌های اصول مذاکره را در این وب سایت از سرفصل‌های اولیه تا انتها دنبال کنید.
همچنین می‌توانید در تعامل با کاربران سایت متمم از نظرات و تجربیات ملموس دیگر افراد بهره‌مند شوید. دروس مذاکره زیرمجموعه‌ای از درس‌های مدیریتی است که نقش تعیین کننده‌ای برای مدیریت در هر حوزه‌ای دارد. شما هم مدیریت خرید سازمان خود را بر عهده دارید. پس سعی کنید مانند یک مدیر رفتار کنید.
ارزیابی تامین کنندگان
با توجه به وظایفی که بر عهده تامین کنندگان است، معیارهایی برای ارزیابی هر تامین کننده به‌دست می‌آید. این معیارها با توجه به مراحل فروش محصول به شرکت باید در مرحله خودش توسط شما مورد توجه قرار بگیرد.
اگر مامور خرید شرکت هستید، وظیفه مهم شما این است که از صلاحیت و اعتبار تامین کنندگان اطمینان حاصل کنید. این اطمینان در گرو ایجاد ارتباطات قوی با تامین کنندگان است.
شما با مدیر فروش تامین کننده‌ای که انتخاب می‌کنید، وارد ارتباط می‌شوید تا از تمامی پتانسیل‌های تامین کننده اطلاع پیدا کنید. پیش از ورود به فاز قرارداد، قابلیت‌ها و توانایی‌های آن‌ها را به‌دقت بررسی و ارزیابی می‌کنید.
این فرآیند معمولا طی مصاحبه‌ها و جلساتی با مدیران مربوطه صورت می‌گیرد. همچنین وب‌سایت فروشنده در صورتی که وجود داشته باشد، منبع مهمی برای اندازه‌گیری معیارهایی نظیر کیفیت گارانتی و پشتیبانی، ساختار سازمانی و امور مالی است.
می‌توانید لیستی از عرضه کنندگان کالا یا خدمات برای خود تهیه کنید و بر پایه اطلاعات جمع‌آوری شده نمره‌ای برای هرکدام از تامین کنندگان در نظر بگیرید. بهتر است جدولی تنظیم کنید که هر یک از معیارها را به‌صورت جداگانه در ستون‌های خود داشته باشد.
زیر هر معیار نمره‌ای به هر کدام بدهید و در ستون آخر میانگین کل نمرات را به‌دست آورید. در زمان تصمیم‌گیری برای انتخاب تامین کننده مناسب از این نمرات بهره بگیرید.
هنگام رد یا قبول هر کدام و توضیح دلایل خود برای مدیران سازمان، این جدول می‌تواند تعیین کننده و مهر تاییدی بر دفاعیات شما درباره تامین کننده مورد نظرتان باشد.
جمع‌آوری اطلاعات تامین کنندگان
مانند جدولی که در بخش قبل به آن پرداختیم، جدول دیگری برای خود طراحی کنید که در آن موارد انجام شده توسط فروشنده را در هر ستون گنجانده‌اید. هر سطر متعلق به یکی از فروشندگان است.
در زمان ارزیابی تامین کننده تک تک این ستون‌ها را در نظر بگیرید و نحوه رفتار آن‌ها را در جدول خود یادداشت کنید. از جمله مواردی که می‌توانید در این جدول بنویسید، می‌توان به قیمت کالا، زمان تحویل کالا و هر چیزی که قابلیت اندازه‌گیری کمی دارد، اشاره کرد. ثبت این اعداد و ارقام و حفظ این فهرست در خریدهای بعدی سازمان کمک زیادی خواهد کرد.
مورد مهم دیگری که باید به آن توجه داشته باشید، حفظ اطلاعات تامین کنندگان پیش از ورود به مرحله قرارداد است. عرضه کنندگان محصول برای شناساندن خود به شما اطلاعات خود را از طریق کاتالوگ، بروشور یا روش‌های آنلاین مثل ایمیل و وب سایت ارائه می‌دهند. این اطلاعات باید بایگانی و حفظ شود.
با اینکار شما تمام فعالیت‌های خود را مستندسازی کرده‌اید و هر زمان که نیاز باشد می‌توانید به این اسناد رجوع کنید. تمام این اطلاعات را یکجا جمع‌آوری کنید و در پرونده فروشندگان نگه دارید.
در مطلب بعدی باز هم به نحوه تعامل با عرضه کنندگان کالا از جنبه‌های دیگر خواهیم پرداخت.
